Toldpapirer og handelsfakturaer er vigtige elementer, når du sender varer til udlandet. De sikrer, at dine varer kommer nemt over grænsen og overholder alle love og regler. I denne guide får du et overblik over, hvad de bruges til, hvilke dokumenter du skal kende, og hvordan de hjælper med hurtig toldbehandling og korrekt beregning af afgifter.
Forståelse af tolddokumenter
Toldformularer er nødvendige for, at toldmyndighederne kan behandle og godkende import og eksport af varer. Disse dokumenter giver vigtige oplysninger om de varer, der sendes, så myndighederne kan fastsætte eventuelle afgifter og skatter og sikre, at reglerne for handel bliver overholdt.
Almindelige typer tolddokumenter
Tolddeklarationsformular
Fortæller, hvad varerne er, hvor mange der er, og hvad de er værd. Toldmyndighederne bruger oplysningerne til at beregne afgifter, skatter og tjekke, om alt lever op til de lokale regler.Proformafaktura
Selvom det ikke er et officielt salgsdokument, giver det et overslag over varens værdi til toldformål. Det bruges ofte, når den endelige faktura ikke er tilgængelig ved afsendelse.Oprindelsescertifikat
Bekræfter, hvor varerne er produceret. Denne oplysning kan have betydning for told og afgifter, alt efter handelsaftaler eller importregler.Pakkeliste
Giver dig alle detaljer om, hvad der er i forsendelsen – som mål, vægt og hvordan det er pakket. Det gør det nemmere for tolden at tjekke, at indholdet passer med det, der er oplyst.fragtbrev
Selvom det primært er et fragtpapir, bruger toldmyndighederne det også til at holde øje med forsendelsen og sikre, at alt stemmer overens med de oplysninger, der er angivet.
Hvad er en handelsfaktura, og hvorfor betyder den noget?
En handelsfaktura fungerer som en formel aftale og bevis på salg mellem sælger og køber i en international handel. Det er et af de vigtigste dokumenter, som toldmyndighederne gennemgår for at fastslå varens reelle værdi og beregne de gældende afgifter og skatter.
Vigtige oplysninger på en kommerciel faktura
Oplysninger om sælger og køber
Fulde navne, adresser og kontaktoplysninger på begge parter, der er med i handlen.Fakturanummer og dato
Et unikt referencenummer og udstedelsesdatoen gør det nemt at holde styr på transaktionen og forsendelsen.Beskrivelse af varer
En grundig oversigt over produkterne, inklusive antal, vægt, mål og enhedspris, så tolden kan beregnes korrekt.Samlet værdi
Den samlede værdi af varerne, inklusive omkostninger som fragt, forsikring og eventuelle ekstra gebyrer.Betalingsbetingelser
Angiver de betalingsbetingelser, som køber og sælger er blevet enige om.Valuta
Viser hvilken valuta der bruges til transaktionen, så der er helt styr på økonomien.Forsendelsesoplysninger
Giver dig overblik over fragtmetode, leveringsdato og vilkår i henhold til Incoterms (International Commercial Terms).
Derfor er de her dokumenter vigtige
Overhold reglerne: Undgå bøvl med loven ved at følge internationale handelslove og regler.
Gør toldbehandlingen nemmere: Hjælp med at få varerne hurtigere igennem tolden ved at give tydelige, korrekte og fyldestgørende oplysninger.
Præcis told- og afgiftsvurdering: Undgå at betale for meget eller få bøder ved at sikre, at toldmyndighederne har de rigtige oplysninger.
Støt gennemsigtighed og tillid: Klare dokumenter gør det nemmere for både købere, sælgere og myndigheder at forstå hinanden – og det giver et mere gnidningsfrit samarbejde.
Ofte stillede spørgsmål
Skal jeg altid bruge alle de her tilpassede formularer?
Nej, de nødvendige formularer afhænger af, hvilken type varer du sender, hvilket land de skal til, og hvilke handelsaftaler der gælder. Spørg din logistikpartner eller toldmægler, så du er sikker på at få de rigtige oplysninger.
Kan jeg bruge en proformafaktura i stedet for en handelsfaktura?
En proforma-faktura bruges typisk før et salg er afsluttet, men til toldbehandling skal du som regel bruge en handelsfaktura for at bekræfte detaljerne i handlen.
Hvad sker der, hvis toldpapirerne ikke er udfyldt rigtigt eller mangler oplysninger?
Hvis dokumentationen ikke er i orden eller mangler vigtige oplysninger, kan det betyde forsinkelser på forsendelsen, ekstra tjek, bøder eller at varerne bliver sendt retur.
Kan GCL lave tilpassede formularer til mig?
Det kommer an på formularerne – de fleste af dem, ja.