La gestión de pedidos en GelatoConnect es una solución automatizada pensada para ayudar a los impresores a simplificar sus operaciones de producción. Al dirigir los pedidos al centro de producción más adecuado—ya sea el tuyo o el de un socio externo—puedes mejorar la eficiencia, reducir el trabajo manual y entregar más rápido a tus clientes. En esta guía te explicamos cómo funciona la gestión de pedidos, cómo configurarla y cómo mantener y resolver posibles problemas en tu configuración para obtener los mejores resultados.
Cómo funciona la gestión de pedidos
La gestión de pedidos en GelatoConnect utiliza un conjunto de reglas personalizables y configuraciones de instalaciones para decidir a dónde debe ir cada pedido que llega. El sistema analiza cada pedido según la lógica de enrutamiento que definas y lo asigna automáticamente al lugar de producción interno o externo que mejor se adapte.
Componentes del sistema de rutas
Instalaciones
Las instalaciones representan tus opciones disponibles de producción. Estas pueden ser:
Instalaciones internas – Tus propios centros de producción
Instalaciones externas – Proveedores de impresión asociados conectados mediante API
Cada instalación incluye:
Nombre, ubicación y descripción
Detalles de conexión de la API
Información sobre la compatibilidad del producto
Reglas de enrutamiento
Las reglas definen la lógica que se usa para dirigir los pedidos. Cada regla incluye:
Condiciones – Como el tipo de producto, el cliente, el país de destino, etc.
Centro de destino – El lugar al que deben enviarse los pedidos coincidentes
Instalación de respaldo (opcional): un lugar alternativo por si la instalación principal no está disponible
Prioridad – Determina el orden en que se evalúan las reglas
Gestión de pedidos
Esta interfaz te permite:
Ver los pedidos asignados según el tipo de instalación
Haz un seguimiento de los pedidos que entran y salen
Filtra y exporta datos para hacer un seguimiento o para facturación
Configurando el envío de pedidos
Añade y configura instalaciones
Para añadir una instalación interna:
Ve a Enrutamiento de pedidos > Instalaciones
Haz clic en Añadir instalación
Rellena el nombre, selecciona Instalación interna, la ubicación, la descripción (opcional) y los detalles de la conexión API
Haz clic en Guardar
Para añadir una instalación externa:
Ve a Order Routing > Facilities
Haz clic en Añadir instalación
Introduce el nombre del socio, selecciona Instalación externa y añade la ubicación y una descripción
Añade los detalles de conexión de la API
Define qué productos deben enviarse a ellos según:
Importar un archivo CSV con los ID de productos
Eligiendo desde tu catálogo
Usar categorías o tipos de productos
Salva el espacio
La instalación externa recibirá una solicitud de conexión, que deberá aprobar antes de que se envíen los pedidos.
Aceptar conexiones entrantes de instalaciones
Si otros impresores quieren enviar pedidos a tu centro:
Ve a Enrutamiento de pedidos > Instalaciones > Entrantes
Revisa las solicitudes de conexión
Para cada solicitud:
Revisa las asociaciones de productos propuestas
Confirma la asignación automática o acepta copias de los nuevos productos
Aprueba si estás listo para aceptar sus pedidos
Crea reglas de enrutamiento
Ve a Order Routing > Routing Rules
Haz clic en Añadir regla de enrutamiento
Elige entre el enrutamiento interno o externoPonle un nombre a la regla y, si quieres, descríbela
Define las condiciones (por ejemplo, tipo de producto, cliente, país, valor del pedido)
Selecciona las instalaciones principales y de respaldo
Decide si quieres activar la regla ahora mismo
Guardar la regla
Da prioridad a tus reglas de enrutamiento
Ve a
Order Routing > Routing RulesArrastra y suelta para cambiar el orden de prioridad
Las reglas que están más arriba se aplican primero
Supervisa los pedidos enviados
Ve a
Order Routing > Gestionar pedidosUsa los filtros para ver:
Pedidos enviados a instalaciones externas o internas
Pedidos que llegan de otros colaboradores
Pedidos locales sin ruta asignada
Exporta datos para análisis o facturación
Buenas prácticas para gestionar pedidos de forma eficiente
Creando reglas
Empieza por lo sencillo
– Comienza con reglas fáciles de entenderHaz pruebas a fondo
– Realiza pedidos de prueba antes de lanzarteIncluye alternativas
– Especialmente para productos que dependen del tiempoUsa nombres claros
– Facilita el mantenimiento de las reglasGestión de instalaciones
Comprueba la compatibilidad
– Solo envía productos que puedan fabricarse en la instalaciónHabla a menudo
– Mantente en sintonía con tus colaboradores externosControla el estado de la conexión
– Comprueba regularmente que todo funcione bienActualiza las listas de productos
– Sincroniza las novedades del catálogo en todos los centrosSeguimiento de pedidos
Haz auditorías
– Revisa la precisión de las rutas de vez en cuandoSigue el rendimiento
– Compara los tiempos de producción entre instalacionesAnaliza el volumen
– Usa los datos para mejorar la gestión de rutasPon en orden tus finanzas
– Usa las exportaciones para facturación y contabilidadSolución de problemas habituales de enrutamiento
Los pedidos no se están enviando como esperabas
Comprueba si la regla correcta está en la parte superior de la lista
Asegúrate de que se cumplan todas las condiciones de la regla
Confirma que la regla está activada
El centro externo no está recibiendo pedidos
Asegúrate de que la instalación esté conectada y haya aprobado la solicitud
Confirma que las claves API son correctas
Verifica que la asignación de productos esté terminada
Faltan productos en la instalación
Revisa la asignación y la configuración del producto
Asegúrate de que los nuevos productos se hayan copiado y configurado correctamente
Pausar el enrutamiento temporalmente
Desactiva las reglas en vez de borrarlas
Cambia el estado de la instalación a
Desconectado para una pausa temporalPreguntas frecuentes
¿Puedo usar varias instalaciones de respaldo?
No, cada regla admite solo un destino alternativo. Sin embargo, puedes crear reglas diferentes para gestionar distintos escenarios.
¿Qué ocurre si ninguna de las reglas de enrutamiento funciona?
Los pedidos que no coincidan con ninguna regla no se enviarán automáticamente y aparecerán como locales/no asignados. Puedes gestionarlos manualmente desde la página
Gestionar pedidos.¿Se puede elegir la ruta según la rapidez del envío o la fecha de entrega?
Actualmente, el enrutamiento se basa en reglas fijas. Si necesitas que los envíos lleguen a tiempo, añade el destino y el valor del pedido como condiciones, y elige instalaciones que ofrezcan un procesamiento más rápido.
¿Puedo dar prioridad a los impresores asociados frente a las instalaciones internas?
Sí. Solo tienes que cambiar el orden de las reglas para que primero se dirijan a los socios externos, o establecer condiciones que excluyan las instalaciones internas.
¿Cada cuánto debería revisar mis reglas?
Al menos una vez por trimestre o cuando lances nuevos productos o entres en nuevos mercados. Revisar regularmente te ayuda a mantener la ruta en su mejor forma.
At least once per quarter or when launching new products or entering new markets. Regular reviews ensure routing remains optimal.