Configurer vos règles d'emballage et de regroupement dans Gelato Connect
Chaque site de production a sa propre façon d'emballer les produits — les types de boîtes utilisées, la manière de regrouper plusieurs produits ensemble, et la façon de préparer les expéditions. Gelato Connect vous donne un contrôle total pour définir ces règles d'emballage et de regroupement, afin que notre système puisse calculer automatiquement la meilleure configuration pour chaque commande, garantissant ainsi efficacité, précision et optimisation des coûts.
Ce guide vous aidera, en tant qu'installation de production, à configurer votre logique d'emballage dans Gelato Connect de A à Z.
En suivant ce processus, vous vous assurerez que Gelato Connect comprend :
Les matériaux d'emballage disponibles dans votre établissement (boîtes, enveloppes, tubes, etc.)
Comment vos produits sont regroupés dans la réalité
Comment calculer les dimensions et sélectionner la bonne boîte pour chaque commande
Comment afficher et, si nécessaire, remplacer la sélection de boîte à la station d'emballage
Pourquoi c'est important
La configuration de vos règles d'emballage et de regroupement permet à Gelato Connect de reproduire numériquement votre processus d'emballage réel. Une fois configuré, le système peut sélectionner automatiquement la boîte appropriée et calculer la combinaison d'emballage la plus efficace selon vos règles — ce qui permet de gagner du temps, de réduire les frais d'expédition et de garantir que vos clients reçoivent des produits parfaitement emballés à chaque fois.
Le processus de configuration
Vous passerez par trois étapes principales pour finaliser votre configuration :
Importez votre inventaire d'emballages
Indiquez-nous quels cartons et matériaux d'emballage vous avez dans votre établissement. Incluez des détails tels que les noms des cartons, les dimensions internes et les poids.Configurer les règles d'emballage et de regroupement
Définissez comment différents types de produits sont emballés ensemble — par exemple, combien de T-shirts tiennent dans une boîte, si les posters sont expédiés séparément, ou si plusieurs produits peuvent être combinés.Afficher et remplacer la sélection de boîte à la station d'emballage
Une fois vos règles définies, Gelato Connect sélectionnera automatiquement la bonne boîte pour chaque commande. À la station d'emballage, vous pourrez voir quelle boîte a été sélectionnée et, si nécessaire, la remplacer manuellement pour en choisir une autre avant de finaliser l'expédition.
Une fois ces étapes terminées, Gelato Connect utilisera automatiquement votre configuration pour optimiser l'emballage de chaque commande — vous aidant à réduire l'espace gaspillé, à diminuer les frais d'expédition et à simplifier votre processus de traitement des commandes.
Étape 1 : Importez votre inventaire d'emballages
La première étape pour configurer vos règles d'emballage et de regroupement dans Gelato Connect consiste à définir les matériaux d'emballage que vous utilisez dans votre établissement — tels que des boîtes, des enveloppes ou des tubes.
Cette étape indique à Gelato Connect quels emballages sont disponibles et permet au système d'utiliser ces données pour déterminer comment les produits sont regroupés et expédiés.
Ce que vous ferez dans cette étape
Vous créerez des définitions numériques de vos matériaux d'emballage en :
Télécharger un fichier modèle pré-rempli, ou
Ajouter manuellement des matériaux d'emballage directement dans Gelato Connect.
Chaque matériau d'emballage que vous définissez devient une UGS (Unité de Gestion des Stocks) que Gelato Connect peut utiliser lors des calculs d'emballage.
Instructions étape par étape
1. Accédez à la section Matériau d'emballage
Dans votre tableau de bord Gelato Connect, recherchez Packaging Material (ou Box Material, selon votre configuration).
Ici, vous définirez tous les articles d'emballage utilisés par votre établissement — par exemple, « Petite boîte en carton ondulé », « Tube à poster 60 cm » ou « Enveloppe d'expédition A4 ».
2. Télécharger le modèle d'emballage
Cliquez sur Download Template pour obtenir un fichier préformaté dans lequel vous remplirez les détails de chaque case.
Vous pouvez le compléter immédiatement ou y revenir plus tard — le système vous permettra de passer cette étape temporairement si nécessaire.
Exemple de contenu du modèle :
Champ | Ajouter une étape |
Surnom de la boîte | Un nom simple et lisible (par exemple, « Petite boîte », « Tube pour poster A3 ») |
Unité de dimension | Sélectionnez dans le menu déroulant (généralement métrique) |
Longueur, largeur, hauteur | Saisissez les dimensions dans l'unité de votre choix |
Poids (grammes) | Toujours saisir le poids en grammes |
Matériau | Sélectionner dans la liste déroulante (ex. : carton ondulé, plastique, carton plat) |
Utilisez des éléments comme : | Choisir parmi les couleurs prédéfinies existantes |
Type de colis | Choisir dans le menu déroulant (ex. : boîte rectangulaire, boîte ondulée, tube) |
Client (facultatif) | Laissez vide si ce coupon est destiné à tous les clients, ou assignez-le à un client spécifique |
Conseil : Chaque liste déroulante (Matériau, Couleur, Type d'emballage) utilise des attributs prédéfinis qui existent déjà dans votre système. Si vous ne trouvez pas l'option souhaitée, vous pouvez en ajouter de nouvelles (voir ci-dessous).
3. Importez votre modèle complété
Une fois votre modèle rempli, revenez à la section Packaging Material et cliquez sur Upload File.
Gelato Connect créera automatiquement des SKU pour chaque boîte définie, y compris leurs dimensions, poids et autres détails.
Vos emballages apparaîtront désormais dans votre liste de produits avec une définition de produit et une UGS pour chaque boîte.
Par exemple, si vous avez importé « Box_400x300x200 », il apparaîtra avec ses dimensions et son poids exactement tels que définis dans votre fichier.
Ajouter ou modifier des attributs (facultatif)
Si une liste déroulante n'inclut pas la valeur dont vous avez besoin — par exemple, un Type de package ou un Matériau manquant — vous pouvez facilement créer de nouveaux attributs.
Accédez à la section Attributs.
Ajoutez une nouvelle valeur (par ex., « Double Wall Corrugated Box »).
Enregistrez l'attribut — il apparaîtra automatiquement dans la liste déroulante de votre modèle la prochaine fois que vous le téléchargerez.
Cela garantit que toutes vos nouvelles valeurs sont correctement liées au système et pré-remplies dans les futurs modèles.
Exemple de scénario :
Votre établissement dispose de trois types de boîtes :
Petite boîte en carton ondulé (200x150x100 mm, 180 g)
Boîte en carton ondulé moyenne (400x300x200 mm, 400 g)
Tube à poster (longueur 60 cm, 250 g)
Vous listeriez les trois dans le modèle, téléchargeriez le fichier, et Gelato Connect créerait trois SKU d'emballage uniques que le système peut utiliser comme référence lors du calcul de la sélection d'emballage.
Ce qui se passe ensuite
Une fois cette étape terminée, votre inventaire d'emballages est désormais visible et prêt à être utilisé dans Gelato Connect.
Chaque UGS d'emballage sera utilisée dans Étape 2 : Configuration des règles de regroupement, où vous définirez comment des produits spécifiques s'intègrent dans ces boîtes et comment plusieurs articles peuvent être combinés.
Une fois votre inventaire d'emballages et vos règles de regroupement configurés, Gelato Connect recommandera automatiquement la boîte la plus adaptée à chaque commande lors du processus d'emballage.
Cette recommandation est basée sur vos matériaux d'emballage définis, les dimensions de vos produits et la logique de regroupement — garantissant une utilisation optimale de l'espace et une efficacité des coûts.
Cependant, il peut arriver que la boîte recommandée ne soit pas disponible ou qu'elle doive être remplacée pour des raisons opérationnelles (par exemple, une boîte spécifique est en rupture de stock ou endommagée). Dans ces cas, vous pouvez remplacer manuellement la boîte sélectionnée directement à la station d'emballage.
Étape 2 : Configurer les règles d'emballage et de regroupement
Vous trouverez beaucoup plus de détails sur les règles de regroupement ici.
Une fois vos matériaux d'emballage téléchargés à l'étape 1, l'étape suivante consiste à définir comment vos produits sont regroupés et dans quelles boîtes ou quels emballages ils sont placés.
Dans cette étape, vous allez utiliser l'écran Packaging Rules dans Gelato Connect pour indiquer au système :
Quels modèles de produits peuvent être regroupés,
Les matériaux d'emballage (boîtes, tubes ou enveloppes) à utiliser, et
Indique si le système doit calculer automatiquement ou appliquer strictement votre propre logique d'emballage.
Cette étape constitue la base du fonctionnement de Gelato Connect pour automatiser l'optimisation des emballages dans votre établissement.
Quelles sont les règles de regroupement des emballages ?
Les règles de regroupement d'emballages sont des conditions configurables qui déterminent :
Quels produits sont regroupés dans un même colis,
Combien d'articles peuvent être inclus par boîte ou sac,
Quelles méthodes d'expédition ou limites dimensionnelles s'appliquent lors de l'emballage.
Ils veillent à ce que les commandes soient emballées de manière efficace, sécurisée et rentable, tout en respectant les flux de travail spécifiques de votre établissement.
Pourquoi ils sont importants
La définition de règles de regroupement permet à Gelato Connect de reproduire votre comportement d'emballage réel. Sans ces règles, le système conditionnerait les différents modèles de produits séparément, ce qui augmenterait les coûts et l'inefficacité.
Les règles de regroupement vous permettent de :
Réduisez le risque de dommages en regroupant correctement les produits compatibles,
Optimisez les coûts d'expédition dimensionnels,
Prise en charge de la gestion unique pour certains types de produits (par exemple, vêtements, posters, impressions encadrées),
Respecter les exigences en matière d'emballage et d'image de marque,
Automatisez la sélection intelligente de boîtes, intégrée à Gelato Connect Logistics.
Comment fonctionnent les règles de regroupement dans le workflow
Les règles de regroupement sont appliquées automatiquement lors du processus d'emballage dans le cadre du workflow Gelato Connect :
Commande reçue – Le système collecte tous les détails relatifs au produit, à l'expédition et à la destination.
Regrouper les produits – Les produits sont regroupés par modèles techniques ou commerciaux.
Récupération des données d'expédition – Le système vérifie les contraintes du transporteur (poids, dimensions).
Vérification de la palettisation – Si l'expédition sur palette est requise, cette logique est appliquée en premier.
Appliquer les règles de regroupement – Le système recherche les règles correspondantes que vous avez configurées :
Par client/locataire, modèle de produit, ou lieu d'impression,
La règle de priorité la plus élevée est appliquée en premier.
Regroupement de produits – Les articles répondant aux critères de la règle sont regroupés et assignés aux SKU d'emballage définis à l'étape 1.
Gestion des cas par défaut – Les produits non regroupés sont répartis par poids ou affectés par défaut à des boîtes calculées.
Étape par étape : créer des règles de regroupement
1. Ouvrez la page des règles d'emballage
Dans Gelato Connect, recherchez « Packaging Rules » à l'aide de la barre de recherche.
Cette page affiche toutes vos règles existantes et vous permet d'en créer de nouvelles.
Chaque règle représente un ensemble d'instructions qui définissent :
Quels modèles de produits peuvent être regroupés
Dans quelles cases ils vont
Utiliser le calcul par volume ou des règles fixes
À quels clients ou établissements la règle s'applique
Conseil : la plupart des installations ont entre 10 et 30 règles d'emballage selon la variété de leurs produits et la complexité de leur emballage.
2. Créer une nouvelle règle
Cliquez sur « Créer une nouvelle règle ». Vous verrez un tableau avec plusieurs champs clés :
Champ | Ajouter une étape |
Nom de la règle | Un nom descriptif (par exemple, « Règle de regroupement T-shirt + mug »). |
Client | Sélectionnez le ou les clients concernés, ou choisissez « Tous » pour des règles globales. |
Priorité | Détermine quelle règle est appliquée en premier. Plus le chiffre est élevé, plus la priorité est haute. |
Correspondance exacte | Exige que la commande corresponde exactement aux critères définis. |
Ignorer le calcul du volume | Force le système à appliquer votre règle même si les articles ne correspondent pas volumétriquement (utile pour les articles flexibles comme les vêtements ou les coussins). |
Diviser la commande en colis disponibles | Permet au système de diviser la commande en plusieurs boîtes si tout ne peut pas tenir dans une seule. |
Actions | Modifiez ou supprimez la règle ultérieurement. |
3. Définir les combinaisons de produits
Vous pouvez ajouter un ou plusieurs modèles de produits à une règle.
Pour chacun, précisez :
Nom du modèle de produit ou UID (par ex., « Mug », « Poster », « T-shirt »)
Plage de quantités minimale et maximale (par ex., 1–6 mugs, 1–10 t-shirts)
Attributs facultatifs comme la taille ou le matériau (par ex., « Toile 40x60 cm », « T-shirt XL »)
Chaque ligne de votre tableau de règles représente une condition ET (toutes doivent être vraies), tandis que plusieurs sélections dans le même champ représentent une condition OU.
Un client souhaite commander 72 cartes de placement où chaque carte comporte un nom unique. Les cartes de placement sont configurées comme un produit personnalisé avec le nom « place-cards » et les attributs « size » et « paper ». L'attribut « Variable » est défini sur « Enabled ».
T-shirt (Qté 1–10) ET Bouteille (Qté 1–4) = un colis
Poster (qté 1–12) OU Toile (qté 1–6) = un colis
4. Lien vers les forfaits disponibles
Ensuite, sélectionnez les matériaux d'emballage que cette règle doit utiliser. Ils sont renseignés automatiquement à partir de l'étape 1 (votre inventaire d'emballages téléchargé).
Par exemple :
Pour les T-shirts et les bouteilles : sélectionnez « Medium Corrugated Box (400×300×200mm) »
Pour les posters encadrés : sélectionnez « Flat Box (1000×700×50mm) »
Si vous ajoutez plusieurs boîtes, le système choisira intelligemment la plus adaptée ou répartira la commande dans plusieurs boîtes si nécessaire.
5. Définir les comportements optionnels
Vous pouvez affiner davantage la règle avec les options suivantes :
Ignorer le calcul du volume – Toujours utiliser cette case, quels que soient les contrôles de volume (utile pour les sacs plastiques ou les articles flexibles).
Diviser la commande en colis disponibles – Permet d'utiliser plusieurs boîtes si une seule ne suffit pas.
Boîte calculée – Si aucun colis n'est spécifié, Gelato Connect calculera automatiquement la taille d'une boîte en estimant le volume total du colis et en ajoutant une petite marge (généralement 5 %).
6. Enregistrer et gérer les règles
Une fois terminé, cliquez sur Save. Votre règle apparaîtra désormais dans le tableau Packaging Rules. Vous pouvez modifier les priorités, les affectations de clients ou supprimer des règles à tout moment.
Exemples de scénarios :
Exemple 1 : règle sur les vêtements et les bouteilles
Nom : Bundling vêtements + bouteille
Produits : T-shirts (1–10), bouteilles (1–4)
Packages : boîte 102 × 88 × 107 mm
Paramètres : Diviser la commande en colis disponibles ✔️, Ignorer le volume ❌, ✅ Optimise la façon dont les petits vêtements et les bouteilles sont combinés dans les SKU de boîtes existants.
Exemple 2 : règle de toile encadrée
Nom : Regroupement cadres + toile
Produits : toile (1–6), poster encadré (0–1 facultatif)
Packages : boîtes de cadres prédéfinies (3 SKU)
Paramètres : Commande fractionnée ✔️, Ignorer le volume ❌, ✅ Garantit que les cadres et les toiles sont emballés ensemble dans des boîtes aux dimensions exactes de votre établissement.
Exemple 3 : règle de sac pour vêtements
Nom : Règle de polybag pour les vêtements
Produits : T-shirts (1–3)
Packages : Polybag A
Paramètres : Ignorer le volume ✔️, ✅ Force tous les T-shirts à tenir dans un seul polybag, quelle que soit la taille dimensionnelle.
Logique de priorité
Lorsque plusieurs règles peuvent s'appliquer :
La règle de priorité la plus élevée est appliquée en premier.
Si deux règles ont la même priorité, la règle la plus ancienne prévaut.
Les règles peuvent être spécifiques (déterministes) ou génériques (de secours) :
Spécifique = règles spécifiques au client ou au produit
Generic = règles de secours par défaut pour tous les autres produits
Que se passe-t-il si aucune règle ne correspond ?
Si aucune règle ne correspond à une commande :
Gelato Connect utilisera le regroupement de produits par défaut (par modèle).
Le système divisera l'expédition en fonction des limites de poids ou de dimensions, si nécessaire.
Une boîte calculée sera générée automatiquement afin qu'aucune commande ne reste non emballée.
Cela garantit que toutes les expéditions sont traitées avec succès, même sans correspondance directe de regroupement.
Et ensuite
Une fois vos règles d'emballage et de regroupement configurées, vous êtes prêt(e) à passer à l'étape 3 : Afficher et remplacer la sélection de boîte à la station d'emballage, où les opérateurs peuvent voir quelle boîte Gelato Connect sélectionne automatiquement — et la remplacer manuellement si nécessaire lors de l'emballage.
Étape 3 : Voir et remplacer la sélection de boîte à la station d'emballage
Objectif de cette étape
Cette étape permet à votre opérateur d'emballage de :
Consultez la boîte recommandée et ses spécifications (matériau, dimensions et poids).
Sachez que ne pas utiliser la boîte recommandée peut affecter les calculs des frais d'expédition.
Remplacez la boîte sélectionnée automatiquement par une autre option d'emballage disponible.
Instructions étape par étape
1. Examiner la boîte recommandée
Lorsqu'une commande arrive à la station d'emballage, Gelato Connect affiche automatiquement la boîte recommandée en fonction de vos règles d'emballage et de regroupement.
Vous verrez :
Le nom de la boîte et le type de matériau.
Les dimensions et le poids de la boîte.
Une note expliquant qu'il s'agit de la boîte recommandée par le système.
Important : L'utilisation d'une boîte autre que celle recommandée peut entraîner des frais d'expédition plus élevés sur votre facture transporteur, car le poids volumétrique et les tarifs peuvent différer.
2. Ouvrir le menu de remplacement de boîte
Si la boîte recommandée n'est pas disponible ou ne convient pas à la commande, cliquez sur « Changer / Remplacer la boîte ».
La liste de toutes les boîtes disponibles dans votre inventaire s'affichera. Chaque option indiquera :
Image de la boîte (si téléchargée)
Détails sur le matériau et la taille
Méthode d'expédition et différence de prix par rapport à l'option recommandée
Astuce : Les images peuvent être téléchargées manuellement ou générées automatiquement à l'aide de l'IA, ce qui permet aux opérateurs d'identifier facilement la bonne boîte visuellement.
3. Comparer et confirmer la nouvelle boîte
Avant de confirmer, vérifiez :
La différence de prix entre la boîte recommandée et celle sélectionnée.
La méthode d'expédition associée à la nouvelle boîte.
Tout changement estimé de coût ou de poids.
Une fois la vérification effectuée, cliquez sur « Confirm Override ». La nouvelle sélection de boîte remplacera désormais la recommandation du système pour cette commande.
4. Complétez l'étape d'emballage
Une fois confirmée, la nouvelle sélection de boîte est enregistrée et utilisée pour la génération des étiquettes, l'estimation des frais d'expédition et la facturation.
Vous pouvez procéder à l'impression de l'étiquette d'expédition et finaliser la commande comme d'habitude.
Exemple de scénario :
Supposons que le système recommande « Boîte en carton ondulé moyenne – 400 × 300 × 200 mm. »
Cependant, vous avez temporairement épuisé ce format dans votre établissement.
À la station d'emballage :
Vous cliquez sur « Override Box ».
Vous voyez « Grande boîte en carton ondulé – 450 × 350 × 250 mm » comme option disponible.
Le système affiche une légère différence de prix et vous informe de la modification des frais de livraison.
Vous confirmez le remplacement et procédez à la création de l'étiquette.
Ce qui se passe ensuite
Après le remplacement, Gelato Connect va :
Enregistrez la nouvelle sélection de boîte pour cette commande.
Mettez à jour les calculs d'expédition en conséquence.
Conservez un journal des remplacements pour plus de transparence et une optimisation future.
Cela vous garantit une flexibilité totale sur le plancher de production, tout en maintenant la visibilité des coûts et la traçabilité pour chaque expédition.