Introductie
In deze gids leggen we uit welke stappen een bestelling doorloopt in het GelatoConnect-systeem, van de eerste invoer tot en met de uiteindelijke afhandeling. Als u dit end-to-end proces begrijpt, kunt u beter integreren met GelatoConnect en eventuele problemen die tijdens de orderverwerking ontstaan, gemakkelijker oplossen.
Ongeacht welke Order intake-methode je kiest, alle orders volgen dezelfde basisflow zodra ze in GelatoConnect binnenkomen.
Overzicht bestelproces
1. Bestelling plaatsen
De eerste fase in de orderlevenscyclus is de indiening, die via meerdere kanalen kan plaatsvinden:
API-indiening
Bestelgegevens worden via een POST-verzoek naar de GelatoConnect API gestuurd
Het systeem valideert direct het aanvraagformaat en de verificatie
Een synchrone reactie bevestigt de ontvangst met een bestel-ID
Inzending Storefronts
Bestellingen worden geplaatst via gekoppelde e-commerceplatforms
GelatoConnect ontvangt bestelmeldingen via webhooks
Bestellingen worden automatisch in het systeem geïmporteerd
FTP-upload
Bestanden van bestellingen worden geüpload naar een aangewezen FTP-map
GelatoConnect scant de directory met geplande intervallen
Bestanden worden verwerkt en omgezet in bestellingen
Directe platformindiening
Platformspecifieke integraties (Cloudprinter, Redbubble) sturen bestellingen
Aangepaste connectors vertalen platformformaten naar het GelatoConnect-formaat
Bestellingen gaan de normale verwerkingsstroom in
2. Eerste controle en verwerking
Zodra een bestelling is ontvangen, doorloopt deze verschillende controlemomenten:
Gegevensvalidatie
Vereiste velden worden gecontroleerd op volledigheid
Gegevensformaten worden gecontroleerd (adressen, e-mails, enz.).
Klant- en productreferenties zijn gevalideerd
Validatie van printfiles
Bestands‑URL's worden gecontroleerd op toegankelijkheid
Bestanden worden gedownload en gecontroleerd op:
Bestandsindelingen en compatibiliteit
Resolutie en afmetingen
Lettertype-insluiting
Validatie van bedrijfsregels
Beperkingen voor verzendbestemmingen
Beschikbaarheid van producten
Aantalbeperkingen
Vereisten voor grensoverschrijdende verzending
3. Overgangen van bestelstatus
Bestellingen doorlopen een reeks statussen terwijl ze door het systeem gaan:
Eerste statussen
Concept: bestelling is opgeslagen maar niet ingediend voor verwerking
Ontvangen: bestelling is ingediend bij GelatoConnect
Geslaagd: bestelling heeft alle validatiecontroles doorstaan
Mislukt: de order is niet door de validatie gekomen (zie het gedeelte over probleemoplossing)
Aangemaakt: bestelling is gevalideerd en klaar voor productie
Productiestatus
In productie: bestelling wordt verwerkt door het productiesysteem
Afgedrukt: de productie van de bestelling is voltooid
Verpakt: de bestelling is verpakt en klaar voor verzending
Verzendstatussen
Verzonden: bestelling is opgehaald door de bezorger
Onderweg: bestelling is onderweg naar de klant
Bezorgd: bestelling is bij de klant bezorgd
Retour ontvangen: bestelling is teruggestuurd naar de afzender
Foutstatussen
Mislukt: de bestelling is niet door de validatie of verwerking gekomen
Geannuleerd: bestelling is geannuleerd door de klant of het systeem
4. Evenementen en meldingen
Statuswijzigingen activeren verschillende gebeurtenissen binnen het systeem:
Systeemevenementen
Interne gebeurtenislogboeken registreren alle statuswijzigingen
Eventgestuurde workflows activeren de volgende stappen in het proces
Externe meldingen
Postbacks laten klanten weten dat de bestelstatus is gewijzigd
E-mailmeldingen kunnen worden verzonden op basis van statuswijzigingen
Webhook-gebeurtenissen kunnen acties in gekoppelde systemen activeren
API-statusupdates
De bestelstatus is beschikbaar via de Get Order API
Search Orders API kan filteren op huidige status
Historische statuswijzigingen worden opgeslagen in de bestelgeschiedenis
5. Productieworkflows
Zodra een bestelling de status "Aangemaakt" krijgt, wordt deze geïntegreerd in de productieprocessen.
6. Verpakken en verzenden
Als de productie is afgerond, gaan de bestellingen door naar verpakken en verzenden:
Verpakkingsproces
Producten worden opgehaald bij de productie
Bestelde items worden gecontroleerd aan de hand van de bestelling
Items worden verpakt volgens de specificaties
Verzendintegratie
Vervoerders worden geselecteerd op basis van de specificaties van de bestelling
Verzendlabels worden geprint en bevestigd
Trackinginformatie is vastgelegd
Updates over de verzendstatus worden teruggestuurd naar GelatoConnect
7. Bestelling afronden
De laatste stappen van het bestelproces zijn:
Bevestiging van bezorging
Vervoerders geven updates over de bezorgstatus
De eindstatus wordt bijgewerkt in GelatoConnect
Bevestiging van bezorging wordt naar klanten gestuurd
Veelvoorkomende problemen in de bestelstroom oplossen
Validatiefouten
Ongeldig verzendadres: Controleer de adresopmaak en of alles is ingevuld
Verplichte velden ontbreken: controleer of alle vereiste bestelgegevens zijn ingevuld
Product Unavailability: controleer of product-UID’s of klantproducten geldig en beschikbaar zijn
Bestandsverwerkingsfouten
Problemen met het downloaden van bestanden: zorg dat bestands-URL's toegankelijk zijn en niet zijn verlopen
Problemen met bestandsindeling: controleer of bestanden aan de specificaties voldoen
Productievertragingen
Beschikbaarheid van materialen: controleer of de benodigde materialen op voorraad zijn
Problemen met verzending
Beperkingen van vervoerders: sommige bestemmingen kunnen vervoersbeperkingen hebben
Adresproblemen: onjuiste adressen kunnen tot vertraging bij de bezorging leiden
Douanevertragingen: internationale zendingen kunnen bij de douane worden vastgehouden
Bestellingen volgen en beheren
GelatoConnect biedt verschillende tools om bestellingen gedurende het hele proces te volgen:
Verzoekenpagina
Bekijk alle inkomende bestelaanvragen
Filter op status, klant of andere criteria
Problemen snel herkennen en oplossen
Bestellingen beheren
Zoek naar specifieke bestellingen op ID of referentie
Bekijk gedetailleerde bestelgegevens en status
Voer acties uit zoals annuleren of opnieuw verwerken
Order analytics
Volg je bestellingen en trends
Houd het succespercentage van bestellingen en veelvoorkomende problemen in de gaten
Volgende stappen
Nu je de volledige orderflow in GelatoConnect begrijpt, kun je:
Ontwerp je integratie beter zodat deze goed met het systeem samenwerkt
Los problemen op specifieke momenten in de flow op
Communiceer effectief met je klanten over de status van hun bestelling
Optimaliseer je processen voor een efficiënte orderafhandeling
Voor meer gedetailleerde informatie over specifieke onderdelen van de orderflow kunt u de relevante secties in ons helpcentrum raadplegen.
Als je vragen hebt over de orderflow of problemen tegenkomt met specifieke orders, neem dan contact op met ons supportteam via [email protected].