Die Auftragsweiterleitung in GelatoConnect ist eine automatisierte Lösung, die Druckdienstleistern dabei hilft, ihre Produktionsabläufe zu optimieren. Indem Aufträge an die jeweils am besten geeignete Produktionsstätte – entweder Ihr eigenes Unternehmen oder einen externen Partner – weitergeleitet werden, steigern Sie Ihre Effizienz, reduzieren manuelle Arbeit und liefern schneller an Ihre Kundinnen und Kunden. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie die Auftragsweiterleitung funktioniert, wie Sie sie einrichten und wie Sie Ihre Weiterleitung optimal pflegen und bei Bedarf Probleme beheben.
So funktioniert die Auftragsweiterleitung
Die Auftragsweiterleitung in GelatoConnect verwendet eine Reihe personalisierbarer Regeln und Standortkonfigurationen, um zu bestimmen, wohin jeder eingehende Auftrag geleitet wird. Das System prüft jeden Auftrag anhand der von Ihnen festgelegten Weiterleitungslogik und weist ihn automatisch dem am besten geeigneten internen oder externen Produktionsstandort zu.
Bestandteile des Routingsystems
Standorte
Standorte stehen für Ihre verfügbaren Produktionsmöglichkeiten. Diese können sein:
Interne Standorte – Ihre eigenen Produktionszentren
Externe Standorte – Partnerdruckereien, die per API angebunden sind
Jede Einrichtung umfasst:
Name, Standort und Beschreibung
Details zur API-Verbindung
Informationen zur Produktkompatibilität
Routing-Regeln
Regeln bestimmen, wie Bestellungen weitergeleitet werden. Jede Regel enthält:
Bedingungen – Zum Beispiel Produkttyp, Kundin oder Kunde, Zielland und mehr.
Zielstandort – Hierhin werden die passenden Aufträge weitergeleitet
Ausweichstandort (optional) – Ein Ersatzstandort, falls die Hauptanlage nicht verfügbar ist
Priorität – Legt fest, in welcher Reihenfolge die Regeln geprüft werden
Bestellverwaltung
Mit dieser Oberfläche können Sie:
Anzeigen von weitergeleiteten Aufträgen nach Standorttyp
Behalten Sie eingehende und ausgehende Bestellungen im Blick
Filtern und exportieren Sie Daten zur Überwachung oder Abrechnung
Einrichtung der Auftragsweiterleitung
Standorte hinzufügen und einrichten
So fügen Sie eine interne Einrichtung hinzu:
Gehen Sie zu Order Routing > Facilities
Klicken Sie auf Anlage hinzufügen
Tragen Sie den Namen ein, wählen Sie Interne Einrichtung aus, geben Sie den Standort und eine Beschreibung (optional) sowie die API-Verbindungsdetails an.
Klicken Sie auf Speichern
So fügen Sie eine externe Einrichtung hinzu:
Gehen Sie zu Bestellweiterleitung > Standorte
Klicken Sie auf Anlage hinzufügen
Geben Sie den Namen des Partners ein, wählen Sie External Facility aus und tragen Sie Standort sowie Beschreibung ein.
API-Verbindungsdetails hinzufügen
Legen Sie fest, welche Produkte an sie weitergeleitet werden sollen, indem Sie:
Import einer CSV-Datei mit Produkt-IDs
Auswahl aus Ihrem Katalog
Verwendung von Produktkategorien und -typen
Rettet den Standort
Die externe Einrichtung erhält eine Verbindungsanfrage, die sie erst bestätigen muss, bevor Bestellungen weitergeleitet werden.
Eingehende Verbindungen von Einrichtungen akzeptieren
Wenn andere Druckereien Ihnen Aufträge schicken möchten:
Gehen Sie zu Bestellweiterleitung > Standorte > Eingehend
Verbindungsgesuche prüfen
Für jede Anfrage:
Vorgeschlagene Produktzuordnungen prüfen
Bestätigen Sie die automatische Zuordnung oder nehmen Sie Kopien neuer Produkte an
Bestätigen Sie, wenn Sie bereit sind, deren Aufträge anzunehmen.
Erstellen Sie Weiterleitungsregeln
Gehen Sie zu Order Routing > Routing Rules
Klicken Sie auf Routing-Regel hinzufügen
Wählen Sie zwischen interner und externer Weiterleitung
Geben Sie der Regel einen Namen und beschreiben Sie sie (optional)
Legen Sie die Bedingungen fest (z. B. Produkttyp, Kunde, Land, Bestellwert)
Wählen Sie die primären und alternativen Standorte aus
Entscheiden Sie, ob die Regel sofort aktiviert werden soll
Regel speichern
Setzen Sie Ihre Routing-Regeln an die erste Stelle
Wechseln Sie zu Order Routing > Routing-Regeln
Ziehen Sie per Drag & Drop, um die Reihenfolge der Prioritäten zu ändern.
Regeln, die weiter oben stehen, werden zuerst angewendet.
Geroutete Bestellungen im Blick behalten
Gehen Sie zu Order Routing > Bestellungen verwalten
Verwenden Sie Filter, um Folgendes anzuzeigen:
Bestellungen, die an externe oder interne Standorte gesendet werden
Bestellungen, die von anderen Partnern eingehen
Nicht weitergeleitete lokale Bestellungen
Daten für Analysen oder Rechnungsstellung exportieren
Empfohlene Methoden für eine effiziente Auftragsweiterleitung
Regeln erstellen
Fangen Sie einfach an – Starten Sie mit klaren, leicht verständlichen Regeln
Gründlich testen – Legen Sie Testbestellungen an, bevor Sie live gehen
Setzen Sie auf Alternativen – Besonders bei zeitkritischen Produkten
Verwenden Sie eindeutige Namen – Das erleichtert die Pflege der Regeln
Standorte verwalten
Kompatibilität prüfen – Leiten Sie nur Produkte weiter, die in der Produktionsstätte hergestellt werden können
Regelmäßige Kommunikation – Bleiben Sie mit externen Partnern auf dem gleichen Stand
Verbindungsgesundheit im Blick behalten – Überprüfen Sie regelmäßig den Verbindungsstatus
Produktlisten aktualisieren – Katalogänderungen in allen Standorten synchronisieren
Bestellungen im Blick behalten
Führen Sie Audits durch – Überprüfen Sie regelmäßig, ob die Routenführung stimmt
Leistung im Blick behalten – Produktionszeiten an verschiedenen Standorten vergleichen
Volumen analysieren – Nutzen Sie Daten, um Ihre Abläufe gezielt zu optimieren
Finanzen im Griff behalten – Nutzen Sie Exporte für Abrechnung und Buchhaltung
Häufige Probleme bei der Weiterleitung lösen
Bestellungen werden nicht wie erwartet weitergeleitet
Prüfen Sie, ob die richtige Regel ganz oben in der Liste steht
Stellen Sie sicher, dass alle Bedingungen erfüllt sind
Bestätigen Sie, dass die Regel aktiviert ist
Externe Produktionsstätte erhält keine Aufträge
Stellen Sie sicher, dass die Einrichtung verbunden ist und die Anfrage bestätigt hat.
Bestätigen Sie, dass die API-Schlüssel korrekt sind
Überprüfen Sie, ob die Produktzuordnung abgeschlossen ist
Fehlende Produkte in der Produktionsstätte
Überprüfen Sie die Zuordnung und die Produkteinstellungen
Stellen Sie sicher, dass neue Produkte richtig übernommen und eingerichtet wurden
Routing vorübergehend anhalten
Deaktivieren Sie Regeln, anstatt sie zu löschen
Setzen Sie den Anlagenstatus auf Getrennt, um eine vorübergehende Pause einzulegen.
FAQ
Kann ich mehrere Ausweichmöglichkeiten nutzen?
Nein, jede Regel unterstützt nur ein alternatives Ziel. Sie können jedoch für verschiedene Situationen eigene Regeln erstellen.
Was passiert, wenn keine der Routing-Regeln greift?
Bestellungen ohne passende Regel werden nicht weitergeleitet und erscheinen als lokal/nicht zugewiesen. Sie können diese Bestellungen manuell auf der Seite Bestellungen verwalten bearbeiten.
Können Sie den Versand nach Geschwindigkeit oder Lieferdatum steuern?
Derzeit erfolgt die Weiterleitung nach festen Regelbedingungen. Wenn es auf Schnelligkeit ankommt, beziehen Sie das Ziel und den Auftragswert als Bedingungen ein und wählen Sie Standorte mit schnellerem Fulfillment aus.
Kann ich Partner-Druckerei/Produzenten gegenüber internen Einrichtungen bevorzugen?
Ja. Passen Sie einfach die Reihenfolge der Regeln an, damit zuerst externe Partner ausgewählt werden, oder legen Sie Bedingungen fest, die interne Standorte ausschließen.
Wie oft sollte ich meine Regeln überprüfen?
Mindestens einmal pro Quartal oder wenn Sie neue Produkte einführen oder neue Märkte erschließen. Regelmäßige Überprüfungen sorgen dafür, dass die Abläufe immer optimal bleiben.