Configurar tus reglas de empaquetado y creación de paquetes en Gelato Connect
Cada centro de producción tiene su propia forma de empaquetar los productos: los tipos de cajas que utilizas, cómo agrupas varios productos y cómo preparas los envíos para su despacho. Gelato Connect te da control total para definir estas reglas de empaquetado y agrupación, de modo que nuestro sistema pueda calcular automáticamente la mejor opción para cada pedido y así garantizar eficiencia, precisión y optimización de costes.
Esta guía te ayudará, como centro de producción, a configurar tu lógica de empaquetado en Gelato Connect de principio a fin.
Si sigues este proceso, te aseguras de que Gelato Connect entienda lo siguiente:
Qué materiales de embalaje tienes en tus instalaciones (cajas, sobres, tubos, etc.)
Cómo se agrupan tus productos en la vida real
Cómo debemos calcular y elegir la caja adecuada para cada pedido desde el punto de vista dimensional
Cómo ver y, si hace falta, modificar la selección de caja en la estación de empaquetado
Por qué esto es importante
Configurar tus normas de empaquetado y de creación de packs permite que Gelato Connect refleje digitalmente tu proceso real de preparación de pedidos. Una vez configurado, el sistema puede seleccionar automáticamente la caja correcta y calcular la combinación de embalaje más eficiente según tus normas, ahorrando tiempo, reduciendo los costes de envío y asegurando que tus clientes reciban productos perfectamente embalados en cada pedido.
El proceso de configuración
Vas a seguir tres pasos principales para completar la configuración:
Sube tu inventario de packaging
Cuéntanos qué cajas y materiales de embalaje tienes en tus instalaciones. Incluye detalles como los nombres de las cajas, sus dimensiones interiores y sus pesos.Configura las reglas de empaquetado y creación de packs
Define cómo se empaquetan juntos los distintos tipos de productos; por ejemplo, cuántas camisetas caben en una caja, si los pósteres se envían por separado o si se pueden combinar varios productos.Ver y modificar la selección de caja en la estación de empaquetado
Una vez que tengas tus reglas configuradas, Gelato Connect elegirá automáticamente la caja adecuada para cada pedido. En la estación de empaquetado podrás ver qué caja se ha seleccionado y, si es necesario, cambiarla manualmente para elegir una caja diferente antes de finalizar el envío.
Una vez que completes estos pasos, Gelato Connect usará automáticamente tu configuración para optimizar el embalaje de cada pedido, ayudándote a reducir el espacio desaprovechado, bajar los costes de envío y simplificar tu proceso de procesamiento.
Paso 1: sube tu inventario de packaging
El primer paso para configurar tus reglas de empaquetado y agrupación en Gelato Connect es definir los materiales de embalaje que utilizas en tu centro, como cajas, sobres o tubos.
Este paso le indica a Gelato Connect qué embalajes tienes disponibles y permite que el sistema use estos datos para decidir cómo se agrupan y se envían los productos.
Lo que harás en este paso
Crearás definiciones digitales de tus materiales de embalaje de estas dos formas:
Subir un archivo de plantilla precompletada o
Agregar manualmente materiales de embalaje directamente en Gelato Connect.
Cada material de embalaje que defines se convierte en un SKU (Stock Keeping Unit) que Gelato Connect puede usar como referencia durante los cálculos de embalaje.
Instrucciones paso a paso
1. Ve a la sección de packaging material
En tu panel de Gelato Connect, busca Packaging Material (o Box Material, según tu configuración).
Aquí definirás todos los artículos de embalaje que utiliza tu planta, por ejemplo, "caja de cartón pequeña", "tubo para póster de 60 cm" o "sobre acolchado A4".
2. Descarga la plantilla de packaging
Haz clic en Download Template para obtener un archivo preformateado donde rellenarás los datos de cada caja.
Puedes completarlo ahora mismo o volver a él más tarde: el sistema te permitirá saltarte este paso temporalmente si lo necesitas.
Ejemplo de lo que incluye la plantilla:
Campo | Añadir paso |
Nombre de la caja | Un nombre sencillo y fácil de entender (por ejemplo, "caja pequeña", "tubo para pósteres A3") |
Unidad de dimensión | Selecciona en el menú desplegable (normalmente en sistema métrico) |
Longitud, anchura, altura | Introduce las dimensiones en la unidad que elijas |
Peso (gramos) | Introduce siempre el peso en gramos |
Material | Selecciona en el menú desplegable (por ejemplo, cartón ondulado, plástico, cartoncillo) |
Utiliza elementos como: | Elige entre los colores predefinidos existentes |
Tipo de paquete | Elige en el menú desplegable (por ejemplo, Rectangle Box, Corrugated Box, Tube) |
Cliente (opcional) | Déjalo vacío si se usa para todos los clientes o asígnalo a uno en concreto |
Consejo: Cada desplegable (Material, Color, Tipo de paquete) usa atributos predefinidos que ya existen en tu sistema. Si no ves la opción adecuada, puedes añadir nuevas (ver más abajo).
3. Sube tu plantilla completada
Una vez que hayas completado tu plantilla, vuelve a la sección de Packaging Material y haz clic en Upload File.
Gelato Connect creará automáticamente SKUs para cada caja definida, incluyendo sus dimensiones, pesos y otros detalles.
Ahora verás que tus materiales de embalaje aparecen en tu lista de productos con una definición de producto y un SKU para cada caja.
Por ejemplo, si has subido "Box_400x300x200", aparecerá con sus dimensiones y peso exactamente como los hayas definido en tu archivo.
Añadir o ajustar atributos (opcional)
Si un menú desplegable no incluye el valor que necesitas —por ejemplo, falta un Tipo de paquete o un Material—, puedes crear atributos nuevos fácilmente.
Ve a la sección de Atributos.
Añade un valor nuevo (por ejemplo, "caja de cartón corrugado de doble pared").
Guarda el atributo: la próxima vez que descargues tu plantilla, aparecerá automáticamente en la lista desplegable.
Esto garantiza que todos tus nuevos valores estén correctamente vinculados al sistema y se rellenen automáticamente en las plantillas futuras.
Escenario de ejemplo:
Tienes tres tipos de cajas en tu centro:
Caja pequeña de cartón ondulado (200×150×100 mm, 180 g)
Caja de cartón ondulado mediana (400×300×200 mm, 400 g)
Tubo para póster (60 cm de largo, 250 g)
Incluirías las tres en la plantilla, subirías el archivo y Gelato Connect crearía tres SKUs de packaging únicos que el sistema podría usar al calcular la selección de packaging.
Qué pasa ahora
Después de completar este paso, tu inventario de embalaje ya es visible y está listo para usarse en Gelato Connect.
Cada SKU de embalaje se utilizará en el paso 2: configurar las reglas de creación de packs, donde definirás cómo encajan productos específicos en estas cajas y cómo se pueden combinar varios artículos.
Una vez que hayas configurado tu inventario de embalaje y las reglas de empaquetado, Gelato Connect recomendará automáticamente la caja más adecuada para cada pedido durante el proceso de empaquetado.
Esta recomendación se basa en los materiales de embalaje que has definido, las dimensiones del producto y la lógica de empaquetado, para garantizar un uso óptimo del espacio y una mayor eficiencia en costes.
Sin embargo, puede haber ocasiones en las que la caja recomendada no esté disponible o sea necesario cambiarla por motivos operativos (por ejemplo, una caja concreta esté sin stock o dañada). En esos casos, puedes cambiar manualmente la caja seleccionada directamente en la estación de empaquetado.
Paso 2: configura las reglas de empaquetado y agrupación
Puedes encontrar mucha más información sobre las reglas de empaquetado aquí.
Una vez que hayas subido tus materiales de embalaje en el paso 1, el siguiente paso es definir cómo se agrupan tus productos y en qué cajas o paquetes van.
En este paso, usarás la pantalla Packaging Rules en Gelato Connect para indicar al sistema:
Qué modelos de producto se pueden empaquetar juntos,
Qué materiales de embalaje (cajas, tubos o sobres) deberían usar y
Si el sistema debe calcularlo automáticamente o aplicar estrictamente tu propia lógica de empaquetado.
Este paso es la base de cómo Gelato Connect automatiza la optimización del embalaje en tu instalación.
¿Qué son las reglas para agrupar embalajes?
Las reglas de agrupación de packaging son condiciones configurables que determinan:
Qué productos se incluyen juntos en un mismo paquete,
Cuántos artículos se pueden incluir por caja o bolsa,
Qué métodos de envío o límites de dimensiones se aplican durante el embalaje.
Se aseguran de que los pedidos se empaquen de forma eficiente, segura y rentable, sin dejar de respetar los flujos de trabajo específicos de tu centro.
Por qué importan
Configurar reglas de agrupación ayuda a que Gelato Connect refleje tu forma real de empaquetar. Sin estas reglas, el sistema empaquetaría por separado los distintos modelos de producto, lo que aumentaría los costes y la ineficiencia.
Las reglas de agrupación te permiten:
Reduce el riesgo de daños agrupando bien los productos compatibles,
Optimiza los costes de envío según dimensiones,
Admite un manejo específico para ciertos tipos de productos (por ejemplo, ropa, pósteres, impresiones enmarcadas),
Cumple los requisitos de embalaje y marca,
Automatiza la selección inteligente de cajas integrada con Gelato Connect Logistics.
Cómo funcionan las reglas de agrupación en el flujo de trabajo
Las reglas de agrupación se aplican automáticamente durante el proceso de empaquetado como parte del flujo de trabajo de Gelato Connect:
Pedido recibido: el sistema recopila todos los detalles del producto, el envío y el destino.
Agrupar productos: los productos se organizan por modelos técnicos o comerciales.
Obtener datos del envío: el sistema comprueba las limitaciones del transportista (peso, dimensiones).
Comprueba si se necesita paletización: si es necesario enviar en palés, primero se aplica esa lógica.
Aplicar reglas de agrupación: el sistema busca las reglas coincidentes que hayas configurado:
Por cliente/inquilino, modelo de producto o ubicación de impresión,
Primero se aplica la regla de mayor prioridad.
Agrupar productos: los artículos que cumplen los criterios de la regla se agrupan y se asignan a los SKU de embalaje definidos en el Paso 1.
Gestión de reserva: cualquier producto no empaquetado se divide por peso o se asigna por defecto a cajas calculadas.
Paso a paso: crear reglas de paquetes
1. Abre la página de reglas de embalaje
En Gelato Connect, busca «Packaging Rules» usando la barra de búsqueda.
En esta página puedes ver todas tus reglas existentes y crear otras nuevas.
Cada regla representa un conjunto de instrucciones que definen:
Qué modelos de producto se pueden agrupar
En qué casillas van
Cuándo usar el cálculo por volumen o reglas fijas
A qué clientes o instalaciones se aplica la regla
Consejo: la mayoría de las instalaciones tienen entre 10 y 30 normas de empaquetado, según la variedad de sus productos y la complejidad del empaquetado.
2. Crea una nueva regla
Haz clic en "Create New Rule". Verás una tabla con varios campos clave:
Campo | Añadir paso |
Nombre de la regla | Un nombre descriptivo (por ejemplo, "Regla de agrupación de camiseta + tazas"). |
Cliente | Selecciona el cliente o clientes a los que se aplica esto, o elige "All" para reglas globales. |
Prioridad | Determina qué regla se aplica primero. Cuanto más alto, mayor prioridad. |
Coincidencia exacta | Requiere que el pedido cumpla exactamente los criterios definidos. |
Ignorar el cálculo del volumen | Obliga al sistema a usar tu regla incluso si los artículos no encajan volumétricamente (útil para artículos flexibles como ropa o cojines). |
Dividir pedido en paquetes disponibles | Permite que el sistema divida el pedido en varias cajas si una sola caja no puede ajustarlo todo. |
Acciones | Edita o elimina la regla más tarde. |
3. Define combinaciones de productos
Puedes añadir uno o varios modelos de producto a una regla.
Para cada uno, especifica lo siguiente:
Nombre del modelo de producto o UID (por ejemplo, “Taza”, “Póster”, “Camiseta”)
Rango de cantidad mínima y máxima (por ejemplo, de 1 a 6 tazas, de 1 a 10 camisetas)
Atributos opcionales como el tamaño o el material (por ejemplo, "lienzo 40x60 cm", "camiseta XL")
Cada línea de tu tabla de reglas representa una condición AND (todas deben cumplirse), mientras que varias selecciones dentro del mismo campo representan una condición OR.
Un cliente quiere encargar 72 tarjetas de sitio en las que cada tarjeta lleve un nombre único. Las tarjetas de sitio están configuradas como un producto personalizado del cliente con el nombre "place-cards" y los atributos "size" y "paper". El atributo "Variable" está configurado como "Enabled".
Camiseta (cant. 1–10) Y botella (cant. 1–4) = un paquete
Póster (cant. 1–12) O lienzo (cant. 1–6) = un paquete
4. Enlace a los paquetes disponibles
A continuación, selecciona los materiales de embalaje que debería usar esta regla. Estos se rellenan automáticamente a partir del paso 1 (tu inventario de embalaje cargado).
Por ejemplo:
Para camisetas y botellas: selecciona "Medium Corrugated Box (400×300×200mm)"
Para pósteres enmarcados: selecciona "Flat Box (1000×700×50mm)"
Si añades varias cajas, el sistema elegirá de forma inteligente la más eficiente o dividirá el pedido en varias cajas si es necesario.
5. Configurar comportamientos opcionales
Puedes afinar aún más la regla con las siguientes opciones:
Ignorar el cálculo de volumen: usa siempre esta casilla, independientemente de las comprobaciones de volumen (útil para polybags o artículos flexibles).
Dividir el pedido en paquetes disponibles: permite usar varias cajas si una no es suficiente.
Caja calculada: si no se especifica ningún paquete, Gelato Connect calculará automáticamente el tamaño de la caja estimando el volumen total del lote y añadiendo un pequeño margen (normalmente un 5 %).
6. Guardar y gestionar reglas
Cuando hayas terminado, haz clic en Guardar. Tu regla aparecerá ahora en la tabla de reglas de embalaje. Puedes editar prioridades, modificar las asignaciones de clientes o eliminar reglas en cualquier momento.
Escenarios de ejemplo:
Ejemplo 1: regla de ropa y botellas
Nombre: ropa + agrupación de botellas
Productos: camisetas (1–10), botellas (1–4)
Paquetes: caja de 102×88×107 mm
Ajustes: dividir pedido en paquetes disponibles ✔️, ignorar volumen ❌, ✅ Optimiza cómo se combinan la ropa y las botellas pequeñas en los SKU de cajas existentes.
Ejemplo 2: regla de lienzo enmarcado
Nombre: pack de marcos + lienzo
Productos: lienzos (1–6), póster enmarcado (0–1 opcional)
Paquetes: cajas de marcos predefinidos (3 SKUs)
Ajustes: dividir pedido ✔️, ignorar volumen ❌, ✅ garantiza que los marcos y lienzos se empaqueten juntos usando cajas de tamaño exacto de tu centro de producción.
Ejemplo 3: regla de bolsas para ropa
Nombre: regla de bolsa de plástico para ropa
Productos: camisetas (1–3)
Paquetes: bolsa de polietileno A
Ajustes: Ignorar volumen ✔️, ✅ Obliga a que todas las camisetas quepan en una sola bolsa de plástico independientemente de si encajan por sus dimensiones.
Lógica de prioridad
Cuando se pueden aplicar varias reglas:
Se aplica primero la regla de máxima prioridad.
Si dos reglas tienen la misma prioridad, la regla más antigua tiene prioridad.
Las reglas pueden ser específicas (deterministas) o genéricas (de respaldo):
Específico = reglas específicas para el cliente o para el producto
Genérico = reglas de reserva predeterminadas para todos los demás productos
¿Qué pasa si ninguna regla coincide?
Si ningún criterio coincide con un pedido:
Gelato Connect usará la agrupación de productos predeterminada (por modelo).
El sistema dividirá el envío según los límites de peso o de dimensiones si es necesario.
Se generará automáticamente una caja calculada para que ningún pedido se quede sin embalar.
Así te aseguras de que todos los envíos se sigan procesando correctamente, incluso si no hay una coincidencia directa de agrupación.
Qué viene ahora
Después de configurar tus reglas de empaquetado y combinación, ya puedes pasar al paso 3: ver y anular la selección de cajas en la estación de empaquetado, donde las personas operadoras pueden ver qué caja selecciona automáticamente Gelato Connect y cambiarla manualmente durante el empaquetado si hace falta.
Paso 3: ver y modificar la selección de cajas en la estación de empaquetado
Objetivo de este paso
Este paso permite que tu operador de embalaje pueda:
Consulta la caja recomendada y sus especificaciones (material, dimensiones y peso).
Ten en cuenta que no usar la caja recomendada puede afectar el cálculo de los costes de envío.
Reemplaza la caja seleccionada automáticamente por otra opción de embalaje disponible.
Instrucciones paso a paso
1. Revisa la caja recomendada
Cuando un pedido llega a la estación de empaquetado, Gelato Connect muestra automáticamente la caja recomendada según tus reglas de empaquetado y agrupación.
Verás:
El nombre de la caja y el tipo de material.
Las dimensiones y el peso de la caja.
Una nota que explica que esta es la caja recomendada por el sistema.
Importante: usar una caja distinta de la recomendada puede implicar costes de envío más altos en la factura de tu empresa de transporte, ya que el peso volumétrico y las tarifas pueden variar.
2. Abre el menú "Box Override"
Si la caja recomendada no está disponible o no es adecuada para el pedido, haz clic en «Change / Override Box.»
Aparecerá una lista de todas las cajas disponibles de tu inventario. Cada opción mostrará:
Imagen de la caja (si se ha subido)
Detalles de material y tamaño
Método de envío y diferencia de precio en comparación con la opción recomendada
Consejo: Las imágenes se pueden subir manualmente o generar automáticamente con IA, lo que ayuda a los operarios a identificar visualmente la caja correcta con facilidad.
3. Compara y confirma la nueva caja
Antes de confirmar, revisa:
La diferencia de precio entre la caja recomendada y la seleccionada.
El método de envío asociado a la nueva caja.
Cualquier cambio estimado en el coste o el peso.
Una vez que lo hayas revisado, haz clic en "Confirm Override". La nueva selección de caja reemplazará la recomendación del sistema para este pedido.
4. Completa el paso de empaquetado
Después de confirmar, la nueva selección de cajas se guarda y se utiliza para generar etiquetas, estimar el coste de envío y hacer la facturación.
Puedes seguir adelante e imprimir la etiqueta de envío y finalizar el pedido como siempre.
Ejemplo de escenario:
Imagina que el sistema te recomienda «Caja de cartón corrugado mediana – 400 × 300 × 200 mm».
Sin embargo, de momento te has quedado sin esta talla en tu centro.
En la estación de empaquetado:
Haz clic en "Override Box".
Ves «Caja de cartón ondulado grande – 450 × 350 × 250 mm» como una opción disponible.
El sistema muestra una pequeña diferencia de precio y te avisa del cambio en el coste de envío.
Confirmas la anulación y sigues con la creación de la etiqueta.
Qué pasa ahora
Después de la anulación, Gelato Connect hará lo siguiente:
Registra la nueva selección de caja para ese pedido.
Actualiza los cálculos de envío correspondientes.
Mantén un registro de las sustituciones para garantizar la transparencia y facilitar futuras optimizaciones.
Así te aseguras de tener siempre flexibilidad en el área de producción, sin perder visibilidad de costes ni trazabilidad en cada envío.