De AI Import Agent is een tijdbesparende tool binnen Gelato Connect Procurement (GCP) die je helpt om leveranciers- en productinformatie in bulk te importeren met slechts één bestand. In plaats van handmatig items aan te maken, gebruikt het systeem AI om verschillende bestandsformaten te lezen en je database automatisch bij te werken. Dit artikel leidt je door het proces en legt uit hoe je de beste resultaten uit deze functie kunt halen.
Zo werkt de AI Import Agent
De AI Import Agent is ontworpen om het invoeren van leveranciers- en productgegevens te vereenvoudigen door de noodzaak van handmatige invoer of strikte opmaakregels te elimineren. Het leest je geüploade bestanden, identificeert leveranciers en hun producten en werkt de gegevens bij of maakt nieuwe gegevens aan in GCP.
Wat het ondersteunt:
Input van veelgebruikte bestandstypen: CSV, Excel, PDF en TXT
Ongestructureerde gegevens zoals ruwe leveranciersprijslijsten of gegevensbladen
Detectie van zowel nieuwe als bestaande leveranciers met updates op productniveau
Stapsgewijze handleiding voor importeren
Upload je bestand
Ga naar het gedeelte leveranciersbeheer in GCP.
Kies de optie AI importeren.
Upload je gegevensbestand in een van de ondersteunde formaten:
.csv.xlsx,.xls.pdf.txt
De tool vereist geen specifiek sjabloon, waardoor je bestanden rechtstreeks van je leveranciers kunt gebruiken.
Bekijk de analyse
Zodra het bestand is geüpload, analyseert de AI Agent de inhoud en geeft een samenvatting weer:
Alle geïdentificeerde leveranciers in het bestand
Aantal producten gekoppeld aan elke leverancier
Status van elke leverancier:
Bestaande leverancier: Gevonden in je database, wordt bijgewerkt
Nieuwe leverancier: Wordt aangemaakt als een nieuwe vermelding
Overgeslagen: Ontbrekende essentiële informatie zoals een leveranciersnaam; wordt niet geïmporteerd
Bevestigen en importeren
Na het controleren van de analyse:
Klik op Importeren om verder te gaan.
De AI Import Agent zal:
Maak vermeldingen voor nieuwe leveranciers
Werk bestaande leveranciersrecords bij met nieuwe producten
Maak productlijsten met informatie uit het bestand
Controleer de resultaten
Wanneer de import is voltooid, wordt er een bevestiging weergegeven met een samenvatting zoals:
"1 leverancier bijgewerkt, 2 producten aangemaakt."
Controleer je leverancierslijst en bevestig dat de updates met succes zijn doorgevoerd om er zeker van te zijn dat alles er goed uitziet.
Voordelen van het gebruik van de AI Import Agent
Tijdbesparend: Importeer meerdere leveranciers en producten in één keer
Flexibel: Werkt met meerdere bestandstypen en ongestructureerde formaten
Nauwkeurig: voorkomt dubbele vermeldingen en houdt je administratie overzichtelijk en up-to-date.
Veelgestelde vragen
Waarom werd een leverancier overgeslagen tijdens het importeren?
De AI Agent slaat items over die essentiële gegevens missen, zoals een leveranciersnaam of productlijst.
Wat gebeurt er als een leverancier al bestaat?
Het systeem controleert op bestaande records en werkt deze bij met nieuwe productinformatie in plaats van duplicaten aan te maken.
Kan ik meerdere leveranciers tegelijk importeren?
Ja. De tool is ontworpen om bestanden te verwerken die gegevens bevatten voor meerdere leveranciers en hun producten in één import.
📝 Niet wat je nodig had?
Help ons dit artikel te verbeteren, stuur ons een e-mail naar [email protected] — vermeld alsjeblieft de titel van het artikel.