Je verpakkings- en bundelregels instellen in Gelato Connect
Elke productiefaciliteit heeft zijn eigen manier van producten verpakken: de soorten dozen die je gebruikt, hoe je meerdere producten bundelt en hoe je zendingen klaarmaakt voor verzending. Gelato Connect geeft je volledige controle om deze verpakkings- en bundelregels te definiëren, zodat ons systeem automatisch de beste optie per order kan berekenen, met maximale efficiëntie, nauwkeurigheid en kostenoptimalisatie als resultaat.
Deze gids helpt jou, als productiefaciliteit, om je verpakkingslogica van begin tot eind in Gelato Connect in te richten.
Door dit proces te volgen, zorg je ervoor dat Gelato Connect begrijpt:
Welke verpakkingsmaterialen heb je in je faciliteit (dozen, enveloppen, kokers, etc.)
Hoe je producten in het echt worden samengevoegd
Hoe we de juiste doos voor elke order dimensioneel moeten berekenen en selecteren
Hoe je de doosselectie bij het verpakkingsstation bekijkt en, indien nodig, wijzigt
Waarom dit belangrijk is
Door je verpakkings- en bundelregels in te stellen, kan Gelato Connect je daadwerkelijke inpakproces digitaal nabootsen. Zodra alles is geconfigureerd, kan het systeem automatisch de juiste doos kiezen en de meest efficiënte verpakkingscombinatie berekenen op basis van jouw regels. Zo bespaar je tijd, verlaag je verzendkosten en zorg je ervoor dat je klanten elke keer perfect ingepakte producten ontvangen.
Het installatieproces
Je doorloopt drie belangrijke stappen om je setup af te ronden:
Je verpakkingsvoorraad uploaden
Vertel ons welke dozen en verpakkingsmaterialen je in je locatie hebt. Voeg details toe, zoals doosnamen, binnenafmetingen en gewichten.Stel regels in voor verpakking en bundels
Bepaal hoe verschillende producttypes samen worden verpakt — bijvoorbeeld hoeveel T-shirts er in een doos passen, of posters apart worden verzonden en of meerdere producten gecombineerd kunnen worden.Bekijken en wijzigen van doosselectie bij het verpakkingsstation
Zodra je regels zijn ingesteld, zal Gelato Connect automatisch de juiste doos voor elke bestelling kiezen. Bij de inpakstation zie je welke doos is geselecteerd en kun je, indien nodig, dit handmatig overschrijven om een andere doos te kiezen voordat je de zending definitief maakt.
Als deze stappen zijn voltooid, gebruikt Gelato Connect automatisch je configuratie om de verpakking voor elke bestelling te optimaliseren. Zo verminder je loze ruimte, verlaag je verzendkosten en maak je je fulfilmentproces eenvoudiger.
Stap 1: upload je verpakkingsvoorraad
De eerste stap bij het instellen van je verpakkings- en bundelregels in Gelato Connect is het definiëren van de verpakkingsmaterialen die je in je faciliteit gebruikt, zoals dozen, enveloppen of kokers.
In deze stap geef je aan welke verpakkingen je beschikbaar hebt in Gelato Connect , zodat het systeem deze gegevens kan gebruiken om te bepalen hoe producten worden gebundeld en verzonden.
Wat je in deze stap gaat doen
Je maakt digitale definities van je verpakkingsmaterialen door óf:
Een vooraf ingevuld templatebestand uploaden, of
Handmatig verpakkingsmaterialen toevoegen rechtstreeks in Gelato Connect.
Elk verpakkingsmateriaal dat je definieert, wordt een SKU (Stock Keeping Unit) waar Gelato Connect naar kan verwijzen bij het berekenen van de verpakking.
Stapsgewijze instructies
1. Ga naar de sectie verpakkingsmateriaal
Zoek in je Gelato Connect-dashboard naar Packaging Material (of Box Material, afhankelijk van je instellingen).
Hier definieer je alle verpakkingsitems die je faciliteit gebruikt, zoals "kleine kartonnen doos", "posterkoker 60 cm" of "envelop A4".
2. Download de verpakkingstemplate
Klik op Template downloaden om een vooraf opgemaakt bestand te downloaden waarin je de details voor elk doosje invult.
Je kunt dit meteen afronden of er later op terugkomen — het systeem laat je deze stap tijdelijk overslaan als dat nodig is.
Voorbeeld van wat er in de template staat:
Veld | Stap toevoegen |
Bijnaam voor doos | Een eenvoudige, makkelijk te begrijpen naam (bijv. "kleine doos", "A3-posterkoker") |
Maateenheid | Kies een optie in het dropdownmenu (meestal metrisch) |
Lengte, breedte, hoogte | Voer de afmetingen in in de door jou gekozen eenheid. |
Gewicht (gram) | Voer het gewicht altijd in grammen in |
Materiaal | Selecteer uit het dropdownmenu (bijv. golfkarton, plastic, karton) |
Gebruik elementen zoals: | Kies uit bestaande, vooraf gedefinieerde kleuren |
Pakkettype | Kies uit de lijst (bijv. rechthoekige doos, golfkartonnen doos, koker) |
Klant (optioneel) | Laat leeg als dit voor alle klanten geldt, of koppel het aan een specifieke klant |
Tip: elke dropdown (materiaal, kleur, verpakkingstype) gebruikt vooraf gedefinieerde attributen die al in je systeem bestaan. Zie je niet de juiste optie, dan kun je nieuwe toevoegen (zie hieronder).
3. Upload je ingevulde template
Als je je template hebt ingevuld, ga dan terug naar de sectie verpakkingsmateriaal en klik op bestand uploaden.
Gelato Connect maakt automatisch SKU’s aan voor elke gedefinieerde doos, inclusief hun afmetingen, gewichten en andere details.
Je ziet je verpakkingsmateriaal nu terug in je productlijst, met een productdefinitie en een SKU voor elke doos.
Bijvoorbeeld, als je “Box_400x300x200” hebt geüpload, wordt deze weergegeven met de afmetingen en het gewicht precies zoals in je bestand zijn vastgelegd.
Attributen toevoegen of aanpassen (optioneel)
Als een dropdown niet de waarde bevat die je nodig hebt — bijvoorbeeld een ontbrekend pakkettype of materiaal — kun je heel eenvoudig nieuwe attributen aanmaken.
Ga naar het gedeelte attributen.
Voeg een nieuwe waarde toe (bijv. "doos van dubbelwandig golfkarton").
Sla het attribuut op — het verschijnt de volgende keer dat je het template downloadt automatisch in de keuzelijst.
Zo weet je zeker dat al je nieuwe waarden goed gekoppeld zijn aan het systeem en automatisch worden ingevuld in toekomstige templates.
Voorbeeldscenario:
Je hebt drie soorten dozen in je faciliteit:
Kleine golfkartonnen doos (200x150x100 mm, 180 g)
Middelgrote golfkartonnen doos (400x300x200 mm, 400 g)
Posterkoker (60 cm lengte, 250 g)
Je zet ze alle drie in het template, uploadt het bestand en Gelato Connect maakt vervolgens drie unieke verpakkings-SKU’s aan waar het systeem naar kan verwijzen bij het berekenen van de verpakkingskeuze.
Wat gebeurt er nu
Na deze stap is je verpakkingsvoorraad zichtbaar en klaar voor gebruik in Gelato Connect.
Elke verpakkings-SKU wordt gebruikt in stap 2: bundelregels instellen, waar je bepaalt hoe specifieke producten in deze dozen passen en hoe meerdere items gecombineerd kunnen worden.
Zodra je je verpakkingsvoorraad en bundelregels hebt ingesteld, zal Gelato Connect tijdens het verpakkingsproces automatisch de meest geschikte doos voor elke bestelling aanbevelen.
Deze aanbeveling is gebaseerd op je gekozen verpakkingsmaterialen, productafmetingen en bundellogica, zodat de beschikbare ruimte optimaal wordt benut en de kosten zo laag mogelijk blijven.
Er kunnen echter momenten zijn waarop de aanbevolen doos niet beschikbaar is of moet worden aangepast om operationele redenen (bijvoorbeeld als een bepaalde doos niet op voorraad is of beschadigd is). In dat geval kun je de geselecteerde doos handmatig overschrijven direct bij het verpakkingsstation.
Stap 2: stel verpakkings- en bundelregels in
Veel meer details over bundelregels vind je hier.
Zodra je in stap 1 je verpakkingsmateriaal hebt geüpload, is de volgende stap bepalen hoe je producten worden gebundeld en in welke dozen of verpakkingen ze terechtkomen.
In deze stap gebruik je het scherm Verpakkingsregels in Gelato Connect om het systeem te vertellen:
Welke productmodellen kunnen samen worden verpakt,
Welke verpakkingsmaterialen (dozen, kokers of enveloppen) ze moeten gebruiken, en
Of het systeem dit automatisch moet berekenen of jouw eigen verpakkingslogica strikt moet volgen.
Deze stap vormt de basis van hoe Gelato Connect de optimalisatie van verpakking voor jouw faciliteit automatiseert.
Wat zijn de regels voor het bundelen van verpakkingen?
Verpakkingsbundelregels zijn instelbare voorwaarden die bepalen:
Welke producten worden samengevoegd in één pakket,
Hoeveel items er per doos of tas kunnen worden meegenomen,
Welke verzendmethoden of afmetingslimieten gelden tijdens het inpakken.
Ze zorgen ervoor dat bestellingen efficiënt, veilig en kostenefficiënt worden verpakt, terwijl ze alsnog rekening houden met de specifieke workflows van jouw faciliteit.
Waarom ze belangrijk zijn
Door bundelregels in te stellen, kan Gelato Connect je manier van verpakken in de echte wereld beter volgen. Zonder deze regels zou het systeem verschillende productmodellen apart verpakken, wat zorgt voor hogere kosten en minder efficiëntie.
Met bundelregels kun je:
Verklein de kans op schade door compatibele producten juist te groeperen,
Optimaliseer de verzendkosten op basis van formaat,
Ondersteun unieke verwerking voor bepaalde producttypen (bijv. kleding, posters, ingelijste prints),
Voldoe aan de vereisten voor verpakking en branding,
Automatiseer slimme doosselectie, geïntegreerd met Gelato Connect Logistics.
Hoe bundelingsregels werken in de workflow
Bundelregels worden automatisch toegepast tijdens het verpakkingsproces als onderdeel van de Gelato Connect-workflow:
Bestelling ontvangen – het systeem verzamelt alle product-, verzend- en bestemmingsgegevens.
Groepeer producten – producten worden gegroepeerd op basis van technische of commerciële modellen.
Zendinggegevens ophalen – het systeem controleert de vervoerderseisen (gewicht, afmetingen).
Controleer op palletisering – als verzending op pallets nodig is, wordt die logica eerst toegepast.
Bundelregels toepassen – het systeem zoekt naar overeenkomende regels die je hebt ingesteld:
Per klant/huurder, productmodel of printlocatie,
De regel met de hoogste prioriteit wordt als eerste toegepast.
Producten bundelen – artikelen die aan de regelcriteria voldoen, worden gebundeld en toegewezen aan de gedefinieerde verpakkings-sku’s uit stap 1.
Fallbackverwerking – alle niet-gebundelde producten worden gesplitst op gewicht of standaard toegewezen aan berekende dozen.
Stapsgewijs: bundelregels maken
1. Open de pagina verpakkingsregels
Zoek in Gelato Connect via de zoekbalk naar "Packaging Rules".
Op deze pagina zie je al je bestaande regels en kun je nieuwe aanmaken.
Elke regel staat voor een set instructies die het volgende bepalen:
Welke productmodellen kun je groeperen
In welke vakjes ze terechtkomen
Of je volumeberekening of vaste regels moet gebruiken
Op welke klanten of locaties de regel van toepassing is
Tip: de meeste faciliteiten hebben 10–30 verpakkingsregels, afhankelijk van hun productaanbod en de complexiteit van de verpakking.
2. Maak een nieuwe regel
Klik op "Nieuwe regel maken". Je ziet een tabel met een paar belangrijke velden:
Veld | Stap toevoegen |
Regelnaam | Een beschrijvende naam (bijv. "T-shirt + mok bundelregel"). |
Klant | Selecteer de klant(en) voor wie dit geldt, of kies "Alle" voor globale regels. |
Prioriteit | Bepaalt welke regel als eerste wordt toegepast. Hoe hoger, hoe belangrijker de prioriteit. |
Exacte match | Vereist dat de bestelling precies aan de opgegeven criteria voldoet. |
Volumeberekening negeren | Dwingt het systeem om je regel te gebruiken, zelfs als items volumetrisch niet passen (handig voor flexibele items zoals kleding of kussens). |
Bestelling splitsen in beschikbare pakketten | Laat het systeem de bestelling opsplitsen in meerdere dozen als niet alles in één doos past. |
Acties | Bewerk of verwijder de regel later. |
3. Productcombinaties definiëren
Je kunt één of meer productmodellen aan een regel toevoegen.
Geef voor elk van deze het volgende op:
Productmodelnaam of UID (bijv. "mok", "poster", "T-shirt")
Minimale en maximale hoeveelheidsrange (bijv. 1–6 mokken, 1–10 shirts)
Optionele kenmerken zoals maat of materiaal (bijv. "canvas 40x60 cm", "T-shirt XL")
Elke regel in je regelentabel staat voor een EN-voorwaarde (alles moet waar zijn), terwijl meerdere selecties binnen hetzelfde veld een OF-voorwaarde vormen.
Een klant wil 72 naamkaartjes bestellen waarbij elk kaartje een unieke naam heeft. De naamkaartjes zijn ingesteld als een klantproduct met de naam "place-cards" en de kenmerken "size" en "paper". Het kenmerk "Variable" staat op "Enabled".
T-shirt (aantal 1–10) EN fles (aantal 1–4) = één pakket
Poster (aantal 1–12) OF canvas (aantal 1–6) = één pakket
4. Link naar beschikbare pakketten
Selecteer daarna de verpakkingsmaterialen die voor deze regel gebruikt moeten worden. Deze zijn automatisch overgenomen uit stap 1 (je geüploade verpakkingsvoorraad).
Landspecifieke staatscode-toewijzing
Voor T-shirts en flessen: kies "middelgrote golfkartonnen doos (400×300×200 mm)"
Voor ingelijste posters: kies "Flat Box (1000×700×50mm)"
Als je meerdere dozen toevoegt, kiest het systeem automatisch de meest efficiënte doos of splitst het de bestelling in meerdere dozen als dat nodig is.
5. Optioneel gedrag instellen
Je kunt de regel verder verfijnen met de volgende opties:
Volume negeren – gebruik altijd deze doos, ongeacht volumeberekeningen (handig voor polybags of flexibele items).
Bestelling opsplitsen in beschikbare pakketten – maakt het mogelijk om meerdere dozen te gebruiken als één niet genoeg is.
Berekende doos – als er geen verpakking is opgegeven, berekent Gelato Connect automatisch een doosformaat door het totale bundelvolume te schatten en daar een kleine buffer (meestal 5%) bij op te tellen.
6. Regels opslaan en beheren
Als je klaar bent, klik je op Opslaan. Je regel verschijnt nu in de tabel met verpakkingsregels. Je kunt op elk moment de prioriteiten aanpassen, klanttoewijzingen wijzigen of regels verwijderen.
Voorbeeldscenario’s:
Voorbeeld 1: regel voor kleding en flessen
Naam: kleding + fles bundel
Producten: T-shirts (1–10), flessen (1–4)
Pakketten: doos van 102×88×107 mm
Instellingen: Bestelling splitsen in beschikbare pakketten ✔️, Volume negeren ❌, ✅ Optimaliseert hoe kleine kledingstukken en flessen worden gecombineerd in bestaande doos-SKU’s.
Voorbeeld 2: regel voor ingelijst canvas
Naam: frame + canvasbundel
Producten: canvas (1–6), ingelijste poster (0–1 optioneel)
Pakketten: vooraf gedefinieerde frameboxen (3 SKU’s)
Instellingen: splits bestelling ✔️, negeer volume ❌, ✅ Zorgt ervoor dat lijsten en canvasprints samen worden verpakt in dozen op exact formaat vanuit jouw faciliteit.
Voorbeeld 3: regel voor kledingzakken
Naam: kleding-polybagregel
Producten: T-shirts (1–3)
Verpakkingen: polybag A
Instellingen: volume negeren ✔️, ✅ Hierdoor worden alle T-shirts in één polybag verpakt, ongeacht of ze qua afmetingen passen.
Prioriteitslogica
Als er meerdere regels van toepassing kunnen zijn:
De regel met de hoogste prioriteit wordt als eerste toegepast.
Als twee regels dezelfde prioriteit hebben, krijgt de oudere regel voorrang.
Regels kunnen specifiek (deterministisch) of algemeen (fallback) zijn:
Specifiek = klant- of productspecifieke regels
Algemeen = standaard terugvalregels voor alle andere producten
Wat gebeurt er als er geen regel overeenkomt?
Als er geen enkele regel op een bestelling van toepassing is:
Gelato Connect gebruikt standaard productgroepering (op model).
Indien nodig splitst het systeem de zending op basis van gewichts- of afmetingslimieten.
Er wordt automatisch een passende doos berekend, zodat geen enkele bestelling oningepakt blijft.
Zo worden alle zendingen alsnog succesvol verwerkt, ook als er geen directe bundeling is.
Wat komt hierna
Als je je verpakkings- en bundelregels hebt ingesteld, ben je klaar voor stap 3: doosselectie bekijken en overschrijven bij het verpakkingsstation. Daar kunnen operators zien welke doos Gelato Connect automatisch selecteert en deze tijdens het inpakken handmatig aanpassen als dat nodig is.
Stap 3: bekijk en pas de doosselectie aan bij het verpakkingsstation
Doel van deze stap
Met deze stap kan je verpakkingsmedewerker:
Bekijk de aanbevolen doos en de specificaties (materiaal, afmetingen en gewicht).
Begrijp dat het niet gebruiken van de aanbevolen doos invloed kan hebben op de berekening van de verzendkosten.
Overschrijf de automatisch geselecteerde doos met een andere beschikbare verpakkingsoptie.
Stapsgewijze instructies
1. Bekijk de aanbevolen box
Wanneer een order bij het verpakkingsstation aankomt, toont Gelato Connect automatisch de aanbevolen doos op basis van je verpakkings- en bundelregels.
Je ziet:
De naam van de doos en het materiaaltype.
De afmetingen en het gewicht van de doos.
Een opmerking die uitlegt dat dit de box aanbevolen door het systeem is.
Belangrijk: als je een andere doos gebruikt dan de aanbevolen doos, kan dit leiden tot hogere verzendkosten op je factuur van de vervoerder, omdat het volumegewicht en de tarieven kunnen verschillen.
2. Open het menu voor box-override
Als de aanbevolen doos niet beschikbaar is of niet geschikt is voor de bestelling, klik je op "Doos wijzigen / negeren".
Er verschijnt een lijst met alle beschikbare dozen uit je voorraad. Bij elke optie zie je:
Afbeelding van de doos (indien geüpload)
Materiaal- en maatdetails
Verzendmethode en prijsverschil vergeleken met de aanbevolen optie
Tip: afbeeldingen kun je handmatig uploaden of automatisch laten genereren met AI, zodat operators de juiste doos gemakkelijk visueel kunnen herkennen.
3. Vergelijk en bevestig de nieuwe doos
Bekijk dit voordat je bevestigt:
Het prijsverschil tussen de aanbevolen en de geselecteerde doos.
De verzendmethode die aan de nieuwe doos is gekoppeld.
Elke geschatte verandering in kosten of gewicht.
Zodra je alles hebt gecontroleerd, klik je op "Override bevestigen". De nieuwe dooskeuze vervangt nu de systeamaanbeveling voor deze bestelling.
4. Rond de stap verpakking af
Na het bevestigen wordt de nieuwe doosselectie opgeslagen en gebruikt voor het genereren van labels, het inschatten van verzendkosten en de facturatie.
Je kunt gewoon verdergaan met het printen van het verzendlabel en het afronden van de bestelling zoals je gewend bent.
Voorbeeldscenario:
Stel dat het systeem “Middelgrote golfkartonnen doos – 400 × 300 × 200 mm.” aanbeveelt.
Maar deze maat is tijdelijk niet op voorraad in je faciliteit.
Bij het inpakstation:
Je klikt op "Override Box".
Je ziet “grote kartonnen doos – 450 × 350 × 250 mm” als beschikbare optie.
Het systeem toont een klein prijsverschil en laat je weten dat de verzendkosten zijn gewijzigd.
Je bevestigt de override en gaat verder met het aanmaken van het label.
Wat gebeurt er nu
Na de override zal Gelato Connect het volgende doen:
Noteer de nieuwe doosselectie voor die bestelling.
Werk waar nodig de verzendberekeningen bij.
Houd een logboek bij van overrides voor transparantie en toekomstige optimalisatie.
Zo ben je op de productievloer altijd flexibel, terwijl je toch zicht houdt op de kosten en de traceerbaarheid van elke zending.