Postbacks sind automatisierte Benachrichtigungen, die GelatoConnect an externe Systeme sendet, sobald sich der Auftragsstatus ändert. Sie sind unverzichtbar, damit Print Service Provider (PSPs) und Kundinnen und Kunden jederzeit in Echtzeit über ihre Bestellungen informiert bleiben – ganz ohne manuelle Aktualisierungen.
Postbacks ermöglichen Ihnen Folgendes:
Benachrichtigen Sie Ihre Kundinnen und Kunden automatisch, wenn sich der Status ihrer Bestellung ändert (z. B. eingegangen, versendet, zugestellt).
Informieren Sie Ihr Team über Bestellungen, die besondere Aufmerksamkeit benötigen (fehlgeschlagene Bestellungen).
Aktualisieren Sie Ihre Bestandsverwaltung, sobald Bestellungen abgeschlossen sind.
Verfolgen Sie den Fortschritt Ihrer Bestellungen während des gesamten Fulfillment-Workflows.
Diese Benachrichtigungen können je nach Ihren Integrationsanforderungen entweder per Webhook (URL) oder per E-Mail zugestellt werden.
Voraussetzungen für das Einrichten von Postbacks
Bevor Sie Postbacks erstellen, stellen Sie bitte sicher, dass Sie Folgendes vorbereitet haben:
Die Kundinnen und Kunden, die Benachrichtigungen erhalten, werden im Bereich "Kundinnen und Kunden" von GelatoConnect festgelegt.
URL-Endpunkte sind bereit, Webhook-Daten zu empfangen (wenn Sie die URL-Zustellung verwenden).
Ein grundlegendes Verständnis von Vorlagen und Auslösern.
Vertrautheit mit dem Ablauf der Bestellstatus in GelatoConnect.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Einrichten von Postbacks
1. Erstellen Sie eine Postback-Vorlage
Vorlagen legen fest, wie Ihre Postback-Benachrichtigungen aufgebaut sind und welche Inhalte sie enthalten. Sie können diese auf zwei Arten erstellen:
Option A: Über den Bereich Vorlagen
Gehen Sie zu Workflow > Auftragseingang > Vorlagen
Klicken Sie auf Vorlage hinzufügen
Wählen Sie den Vorlagentyp aus:
Auslöser: Webhook – Zum Versenden von JSON- oder XML-Daten an externe Systeme
Auslöser: E-Mail – Zum Versenden von E-Mail-Benachrichtigungen
Wählen Sie das passende Format (JSON oder XML) aus
Option B: Über das Kundenprofil
Gehen Sie zum Profil Ihres Kunden
Wechseln Sie zum Tab „Trigger“ und klicken Sie auf „Trigger hinzufügen“.
Sie können die Vorlage direkt im Auslöser-Setup erstellen.
Ausführliche Anleitungen zur Erstellung von Vorlagen finden Sie unter Vorlagen für die Auftragserfassung erstellen.
2. Einen Auslöser einrichten
Trigger bestimmen, wann Postbacks gesendet werden und wohin sie zugestellt werden:
Geben Sie Ihrem Trigger einen aussagekräftigen Namen (z. B. „Benachrichtigung über Versand der Bestellung“).
Wählen Sie das Ereignis aus, das den Auslöser aktiviert:
Bestellung eingegangen
Bestellung fehlgeschlagen
Bestellung storniert
Bestellung zurückgegeben
Bestellung gefertigt
Bestellung geliefert
Bestellung versandt
Bestellung im Transport
Wählen Sie Ihre Versandart:
URL (Webhook): Sendet Daten an einen festgelegten Endpunkt
E-Mail: Versendet Benachrichtigungen per E-Mail
Für die Zustellung per URL richten Sie Folgendes ein:
Die Ziel-URL, an die Benachrichtigungen gesendet werden
Stellen Sie die Methode auf POST ein (empfohlen)
Sie können JSON oder XML als Datenformat auswählen.
Aktivieren Sie „Wiederholen bei Fehlern“ für mehr Zuverlässigkeit
Für die Zustellung per E-Mail richten Sie bitte die Empfänger-E-Mail-Adresse ein.
3. Eine Vorlage hinzufügen
Ihre Vorlage wandelt die internen Daten von GelatoConnect in ein Format um, das für Sie und Ihre Kundinnen und Kunden nützlich ist.
Wenn bereits eine Vorlage erstellt wurde, können Sie diese bei der Einrichtung des Triggers auswählen. Andernfalls müssen Sie eine neue Vorlage anlegen.
Geben Sie Ihrer Vorlage einen eindeutigen Namen, zum Beispiel "OrderShippedNotification".
Verwenden Sie die bereitgestellten Beispiel-Payloads für den von Ihnen ausgewählten Ereignistyp.
Ordnen Sie die Eingabedaten den gewünschten Ausgabefeldern mit dem Template Mapper zu.
Beispielvorlage für das Ereignis "Bestellung versendet":
{ "event": "Bestellung versendet", "orderId": "##{{ orderId }}", "orderReferenceId": "##{{ orderReferenceId }}", "timestamp": "##{{ created }}", "status": "##{{ fulfillmentStatus }}", "trackingInfo": { {% for item in items %} {% for fulfillment in item.fulfillments %} "trackingCode": "##{{ fulfillment.trackingCode }}", "trackingUrl": "##{{ fulfillment.trackingUrl }}", "carrier": "##{{ fulfillment.carrierName }}" {% endfor %} {% endfor %} }}Verwenden Sie die Schaltfläche „Rendern“, um eine Vorschau Ihres Ergebnisses anzuzeigen.
Testen Sie die Vorlage, um sicherzustellen, dass sie das gewünschte Ergebnis liefert.
Weitere Vorlagenbeispiele finden Sie unter Beispiele für den Template Mapper.
4. Testen und aktivieren
Bevor Sie mit Ihrem Postback live gehen, führen Sie einige Tests durch, um sicherzustellen, dass alles wie gewünscht funktioniert. Anschließend können Sie den Status Ihres Triggers und Ihrer Vorlage auf aktiv setzen.
Nachdem Sie diese Schritte abgeschlossen haben, sendet das System jedes Mal, wenn das festgelegte Bestellereignis eintritt, eine Rückmeldung mit den relevanten Bestellinformationen an die angegebene URL oder E-Mail-Adresse.
Fortgeschrittene Postback-Methoden
Lookups in Ihren Vorlagen nutzen
Lookups helfen dabei, interne Werte in verständliche Formate für Ihre Kundinnen und Kunden zu übersetzen:
{% set carrier = lookups({"shipmentMethodUid": fulfillment.carrierUid}, strict=False, default="") %}"carrier": "##{{ carrier }}"Damit werden interne GelatoConnect-Codes in verständlichere Werte für Ihre Kundinnen und Kunden umgewandelt. Mehr erfahren Sie unter How to Setup Lookups.
Ereignisspezifische Datenfelder
Verschiedene Ereignisse stellen unterschiedliche Datenfelder bereit. Hier sind die wichtigsten Felder, die bei den gängigen Ereignissen verfügbar sind:
Bestellung versendet/zugestellt: Sendungsverfolgung, Versanddienstleister, Lieferdaten
Bestellung fehlgeschlagen/storniert: Fehlerursachen, Zeitstempel
Bestellung eingegangen: Bestelldetails, Artikelinformationen
Für einen umfassenden Einblick in diese Bereiche lesen Sie bitte die Einführung zu Template Mappers in GelatoConnect.
Fehlerbehebung bei Postbacks
Wenn Ihre Postbacks nicht wie gewünscht funktionieren:
Stellen Sie sicher, dass die Ziel-URL korrekt und erreichbar ist
Überprüfen Sie die Vorlage auf Fehler in der Syntax
Stellen Sie sicher, dass der Auslöser für das richtige Ereignis korrekt eingerichtet ist.
Achten Sie auf unterschiedliche Datentypen oder fehlende Felder
Testen Sie die Vorlage mit Beispieldaten, bevor Sie sie aktivieren.
Speziell für E-Mail-Rückmeldungen:
Überprüfen Sie, ob Ihre SMTP-Serverdaten korrekt sind (sofern eingerichtet)
Prüfen Sie, ob die E-Mail-Adresse des Absenders korrekt formatiert ist
Stellen Sie sicher, dass Ihr SMTP-Server Verbindungen von GelatoConnect zulässt.
Prüfen Sie, ob Ihre Anmeldedaten (Benutzername und Passwort) korrekt sind
Für ausführlichere Tipps zur Fehlerbehebung schauen Sie bitte im Abschnitt „Fehlerbehebung“ unter Vorlagen für die Auftragserfassung erstellen nach.
So richten Sie Ihren E-Mail-Server für Rückmeldungen ein
Als Print Service Provider können Sie GelatoConnect so einrichten, dass E-Mail-Benachrichtigungen über Ihren eigenen E-Mail-Server versendet werden. So sehen die Empfänger, dass die E-Mails von Ihrer eigenen Domain kommen und nicht von GelatoConnect – das sorgt für ein einheitliches Markenbild.
So richten Sie Ihre E-Mail-Server-Einstellungen ein:
Wechseln Sie zum Bereich Workflow in der linken Seitenleiste
Suchen Sie den Bereich Konfiguration und wählen Sie Arbeitseinstellungen aus.
Suchen Sie den Abschnitt Einstellungen für den ausgehenden E-Mail-Server
Bitte geben Sie die folgenden Angaben ein:
Absender-E-Mail-Adresse: Die E-Mail-Adresse, die im Feld „Von“ angezeigt wird
Absendername: Der Name, der zusammen mit der E-Mail-Adresse angezeigt wird
SMTP-Server: Die Adresse Ihres E-Mail-Servers (zum Beispiel smtp.ihrefirma.com)
SMTP-Port: Der Port, den Ihr E-Mail-Server verwendet (in der Regel 587 oder 465)
SMTP-Benutzername: Ihr Benutzername zur Anmeldung bei Ihrem SMTP-Server
SMTP-Passwort: Das Passwort für Ihren SMTP-Server
TLS verwenden: Aktivieren Sie diese Option, wenn Ihr SMTP-Server eine TLS-Verschlüsselung benötigt (empfohlen)
Speichern Sie Ihre Einstellungen
Sobald alles eingerichtet ist, werden alle E-Mail-Postbacks über Ihren eigenen E-Mail-Server versendet. So bleibt Ihr Markenauftritt einheitlich und Ihre Nachrichten erreichen Ihre Kundinnen und Kunden noch zuverlässiger.
Nächste Schritte
Nachdem Sie Ihre Postbacks eingerichtet haben:
Behalten Sie den Überblick über erfolgreiche Lieferungen auf der Seite „Anfragen“ im Bereich Auftragseingang.
Fragen Sie Ihre Kundinnen und Kunden, ob sie die Benachrichtigungen wie gewünscht erhalten.
Mit einem zuverlässigen Postback-System bieten Sie Ihren Kundinnen und Kunden aktuelle Bestell-Updates in Echtzeit – und sparen sich gleichzeitig aufwendige manuelle Kommunikation.