Esta guía está pensada para administradores y usuarios avanzados que configuran la herramienta Jobs and Estimation para garantizar presupuestos precisos y dinámicos. Aquí te explicamos cómo acceder y gestionar las áreas principales de configuración, productos, máquinas, tipos de papel y reglas de precios, para que los responsables de presupuestos y los agentes de ventas puedan ofrecer presupuestos rápidos y a medida a los clientes. Si configuras bien estos elementos, el motor de estimación funcionará como la seda y reflejará tanto tu estructura de precios real como tu capacidad de producción.
Introducción para administradores
En esta sección te contamos las tareas clave de configuración y mantenimiento que necesita el motor de Trabajos y Estimaciones para funcionar como un reloj. Como Administrador (por ejemplo, CEO, dirección o la persona que elijas), te toca definir:
productos
Materiales
Máquinas
Procesos de producción
Embalaje
Envío
Lógica de precios
Configurar todo correctamente es clave para obtener presupuestos fiables. Las herramientas principales que vas a usar son:
Google Sheets: Vinculado desde la aplicación, contiene los datos principales sobre papel, máquinas, procesos, productos, embalaje y envíos.
Configuración de presupuestos en la interfaz: Accede a las hojas de cálculo de Google para configurar y gestionar reglas de precios dinámicos.
Acceder a la configuración
Inicia sesión en la aplicación Jobs and Estimation.
Ve al menú que tienes a la izquierda.
Haz clic en Trabajos y presupuestos.
Haz clic en Estimates Configurations, la puerta de entrada a todas las áreas de configuración.
Entender cómo está organizada la configuración
La configuración depende mucho de los datos conectados entre sí que se definen en Google Sheets. Las etiquetas y los nombres coincidentes en diferentes hojas o pestañas unen materiales, máquinas, procesos y productos.
Configuración de máquina y papel (a través de Google Sheets)
Acceso: Busca el enlace de "Configuración de máquina y papel" en la página de Configuración de presupuestos. Copia y pégalo en una nueva ventana del navegador.
Propósito: Define las materias primas (papel) y la maquinaria de producción, así como sus limitaciones.
Pestañas principales:
Pestaña de papel:
Muestra todos los tipos de papel.
Columnas clave: Nombre, ancho, alto, peso, grosor, estucado, precio por tonelada, FSC, etiquetas.
Pestañas del proceso (por ejemplo, Imprimir, Cortar, Guillotina, etc.):
Cada pestaña muestra una máquina concreta y lo que puede o no puede hacer.
Columnas clave: Nombre, tipo de máquina, Etiquetas, limitaciones de tamaño, coste por hora, tiempo/coste de preparación, tarifa por clic, coste de plancha, etc.
Interconectividad:
Usamos etiquetas como “digital”, “offset” o “gran formato” para crear un puente entre los papeles y las máquinas que pueden trabajar en equipo.
Configuración del producto (a través de Google Sheets)
Acceso: Busca el enlace de "Producto" en la página de Configuración de Presupuestos. Cópialo y pégalo en una nueva ventana del navegador.
Puntos clave:
Pestaña de categorías:
Muestra todas las categorías de productos que puedes vender (por ejemplo, folleto, merchandising, banner). Recuerda crear una nueva pestaña para cada categoría que incluyas en esta pestaña.
Columnas clave:
Nombre de la categoría: El nombre de la categoría del producto que ofreces
Nombre visible: Nombre de la categoría que verá la persona que hace la estimación en la página de estimaciones
Modelo de precio: ahora mismo tienes 3 modelos de precio diferentes para elegir
paper_calculation: Productos de impresión estándar. Calc
quantity_calc: Precio sencillo por unidad (por ejemplo, productos).
large_format: Lógica especial para productos de gran formato.
Sangrado (en mm)
Imposiciones
Canaleta / Pulido
Agarre extra
Pasadas mínimas
Pases máximos
Pestañas de detalles del producto para productos de papel
Define agrupaciones de productos vinculadas a categorías.
Columnas clave:
Nombre de la pieza,
Pasos de producción: Aquí verás todos los pasos incluidos para cada producto, como impresión, corte y laminado. Ten en cuenta que el nombre del paso de producción debe coincidir con el nombre de la máquina que ya aparece en el Google Drive de Papel y Máquinas.
Opcional: Esta configuración indica si una parte es opcional. Por ejemplo, Sketchbook ofrece la opción de tapa del mismo papel, así que la tapa puede ser opcional.
Configuración de producto según cantidad:
Productos sin costes de mano de obra o producción asociados. Por ejemplo, un marco comprado a un mayorista y vendido como una sola unidad. Un producto basado en cantidad puede seguir usando precios dinámicos según la cantidad mediante la configuración de reglas.
Columnas clave: Nombre del artículo, precio por unidad.
Configuraciones compatibles
Aquí encontrarás el desglose detallado y la relación entre los campos principales y secundarios que se mostrarán en la sección de descripción del producto al crear el presupuesto.
Tamaños de papel: Tamaños estándar o personalizados, según la categoría.
Números de página: Te mostramos en qué parte y en qué producto puedes encontrar cada número de página.
Colores de la página: Opciones de color (por ejemplo, a todo color, blanco y negro).
Acabados: Opciones como barniz selectivo, laminado y sus costes.
Configuración del embalaje: Tipos de cajas, dimensiones y pesos.
Configuración de envío: Opciones y costes de envío asociados al embalaje.
Configuración de reglas de precios (desde la interfaz de la aplicación)
Acceso: Desde la página de configuración de presupuestos, abre la pestaña de reglas de precios.
Propósito: Aplica recargos, márgenes y descuentos de forma dinámica.
Gestión de reglas:
Haz clic en Crear nuevas reglas de precios.
Jerarquía: El proceso va de arriba abajo; la regla que mejor encaje es la que manda.
Puedes cambiar el orden de las reglas y activarlas o desactivarlas cuando quieras.
Estructura de las reglas:
Condiciones (cuándo aplicar):
Cliente
Producto
Rango de cantidades
Rango de fechas
Método de producción adaptado al lugar
Acciones (qué hacer):
Establecer horas de prensa AV: Modifica el cálculo del margen.
Aumentar o reducir las horas de prensa AV: Ajusta el margen por valor o porcentaje.
Usa las tablas de precios: Aplica descuentos según la cantidad.
VA (Valor Añadido) por hora de impresión:
El principal mecanismo de margen consiste en multiplicar las horas estimadas de impresión por un valor AV fijo o calculado.