L'agent d'importation IA est un outil qui fait gagner du temps au sein de Gelato Connect Procurement (GCP). Il vous aide à importer en masse des informations sur les fournisseurs et les produits à l'aide d'un seul fichier. Au lieu de créer manuellement des entrées, le système utilise l'IA pour lire différents formats de fichiers et mettre à jour votre base de données automatiquement. Cet article vous guide à travers le processus et explique comment obtenir les meilleurs résultats avec cette fonctionnalité.
Comment fonctionne l'agent d'importation IA
L'agent d'importation IA est conçu pour simplifier la saisie des données des fournisseurs et des produits en supprimant la nécessité d'entrées manuelles ou de règles de formatage strictes. Il lit vos fichiers téléchargés, identifie les fournisseurs et leurs produits, puis met à jour ou crée des enregistrements dans GCP en conséquence.
Ce que cela prend en charge :
Importez des fichiers de types couramment utilisés : CSV, Excel, PDF et TXT
Données non structurées comme des listes de prix brutes de fournisseurs ou des fiches techniques
Détection de nouveaux fournisseurs et de fournisseurs existants avec des mises à jour au niveau des produits
Guide étape par étape pour l'importation
Téléchargez votre fichier
Accédez à la section de gestion des fournisseurs dans GCP.
Choisissez l'option Importation IA.
Téléchargez votre fichier de données dans l'un des formats pris en charge :
.csv.xlsx,.xls.pdf.txt
L'outil ne nécessite pas de modèle spécifique, ce qui vous permet d'utiliser des fichiers directement fournis par vos fournisseurs.
Vérifiez l'analyse
Une fois le fichier téléchargé, l'agent IA analyse le contenu et affiche un résumé :
Tous les fournisseurs identifiés dans le fichier
Nombre de produits liés à chaque fournisseur
Statut de chaque fournisseur :
Fournisseur existant : Trouvé dans votre base de données, sera mis à jour
Nouveau fournisseur : Sera créé comme une nouvelle entrée
Ignoré : informations essentielles manquantes comme le nom du fournisseur ; ne sera pas importé
Confirmer et importer
Après avoir vérifié l'analyse :
Cliquez sur Importer pour continuer.
L'agent d'importation IA va :
Créer des entrées pour les nouveaux fournisseurs
Mettre à jour les fiches fournisseurs existantes avec de nouveaux produits
Créez des listes de produits avec des informations extraites du fichier
Vérifiez les résultats
Lorsque l'importation est terminée, une confirmation affiche un résumé tel que :
« 1 fournisseur mis à jour, 2 produits créés. »
Pour vous assurer que tout est correct, vérifiez votre liste de fournisseurs et confirmez que les mises à jour ont bien été appliquées.
Avantages de l'utilisation de l'agent d'importation IA
Gain de temps : importez plusieurs fournisseurs et produits en une seule fois
Flexible : fonctionne avec plusieurs types de fichiers et formats non structurés
Précis : évite les doublons et garde vos dossiers propres et à jour
Foire aux questions
Pourquoi un fournisseur a-t-il été ignoré lors de l'importation ?
L'agent IA ignore les entrées qui ne contiennent pas de données clés, comme le nom d'un fournisseur ou la liste des produits.
Que se passe-t-il si un fournisseur existe déjà ?
Le système vérifie les enregistrements existants et les met à jour avec les nouvelles informations sur le produit au lieu de créer des doublons.
Puis-je importer plusieurs fournisseurs à la fois ?
Oui. L'outil est conçu pour gérer des fichiers contenant des données pour plusieurs fournisseurs et leurs produits en une seule importation.
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