Diese Anleitung richtet sich an Vertriebsmitarbeitende und Kalkulatoren, die das Jobs and Estimation-Tool nutzen, um Kundenanfragen schnell und präzise zu beantworten. Sie erfahren, wie Sie bestehende Angebote verwalten, neue erstellen und sowohl das strukturierte manuelle Formular als auch den intelligenten Connect AI-Chat-Assistenten einsetzen, um Ihren Arbeitsablauf zu vereinfachen. Egal, ob Sie gerade erst einsteigen oder Ihren Angebotsprozess optimieren möchten – dieser Artikel bietet Ihnen eine umfassende Schritt-für-Schritt-Anleitung.
So finden Sie sich auf der Seite "Angebote verwalten" zurecht
Die Seite Angebote verwalten ist Ihre zentrale Anlaufstelle, um Angebote einzusehen und zu bearbeiten.
Angebote ansehen: Die Liste zeigt die wichtigsten Informationen zu jedem Angebot:
Jobname
Angebotsnummer
Letztes Änderungsdatum
Kunde
Geschätzter Wert
Status (z. B. Entwurf, an Kunden gesendet, auf Kundenantwort wartend, Auftrag abgelehnt, Auftrag gewonnen)
Filtern, sortieren und suchen:
Verwenden Sie Filter, um die Liste nach Erstellungsdatum, Status oder Kunde einzugrenzen.
Verwenden Sie die Suchleiste, um Kostenvoranschläge nach Jobname zu finden.
Sortieren Sie die Liste nach zuletzt aktualisiert oder älteste Aktualisierung.
Angebotsstatus ändern:
Klicken Sie auf das Optionsmenü neben einem Kostenvoranschlag.
Wählen Sie Status ändern aus.
Wählen Sie den neuen Status aus der Dropdown-Liste aus.
Ein neues Angebot erstellen
So starten Sie den Prozess:
Klicken Sie auf der Seite Angebote verwalten oben rechts auf die Schaltfläche Neues Angebot erstellen.So funktioniert die Seite Angebot erstellen: Diese Seite besteht aus drei Bereichen:
Manuelles Formular: Ein strukturiertes Formular, in das Sie alle Schätzungsdetails manuell eingeben. Dieses Formular finden Sie auf der linken Seite. Im nächsten Abschnitt erfahren Sie mehr darüber, wie das manuelle Formular aufgebaut ist und funktioniert.
Connect AI: Das ist eine Chat-Oberfläche, in die Sie die Anfrage des Kunden einfügen. Die KI analysiert dann die Anfrage und füllt das Formular für Sie aus. Sie können das Formular jederzeit manuell anpassen, auch nachdem unser ConnectAI-Agent es für Sie ausgefüllt hat. Den Connect AI-Assistenten finden Sie auf der rechten Seite der Seite Angebot erstellen. Wenn Sie lieber direkt mit dem Formular arbeiten möchten, können Sie den Assistenten ausblenden, indem Sie oben rechts im Chatfenster auf das „x“ klicken. Sie können den Chat-Assistenten auch über den „Connect AI“-Button in der Kopfzeile der Seite ein- oder ausblenden.
Header
Oben auf der Seite sehen Sie die Seitenüberschrift. Um zur vorherigen Seite zurückzukehren, nutzen Sie die Schaltfläche „Zurück zu Angebot verwalten“ auf der linken Seite. Rechts in der Kopfzeile finden Sie drei Schaltflächen:
AI verbinden – so blenden Sie den KI-Chat-Assistenten ein oder aus
Als Entwurf speichern oder Speichern – so sichern Sie Ihren Fortschritt bei einem Kostenvoranschlag.
PDF anzeigen – so sehen Sie das Angebot als PDF, das Sie anschließend herunterladen und an Ihre Kundin oder Ihren Kunden senden können.
Das manuelle Formular verstehen
Wenn Sie einen neuen Kostenvoranschlag erstellen, beginnen Sie mit dem manuellen Formular. Hier finden Sie eine kurze Übersicht darüber, was Sie ausfüllen werden:
Grundlegende Angaben
Im ersten Schritt erfassen wir die wichtigsten Informationen für Ihr Angebot:
Jobname: Geben Sie dem Kostenvoranschlag einen klaren, leicht erkennbaren Namen. So finden Sie ihn später in der Liste ganz einfach wieder.
Kundenname: Wählen Sie einen Kunden aus der Liste aus. Wenn es sich um eine neue Person handelt, wählen Sie "Neuer Kunde" und fügen Sie die Kontaktdaten hinzu.
Angebotsnummer: Diese wird automatisch vom System ausgefüllt, sobald Sie das Angebot erstellen – Sie müssen hier nichts tun. Die Angebotsnummer ist sichtbar, sobald Sie einen Angebotsentwurf gespeichert haben.
Status: Neue Kostenvoranschläge beginnen immer als "Entwurf".
Sie können den Status jederzeit anpassen, wenn sich etwas ändert – zur Auswahl stehen „Warten auf Rückmeldung“, „Nachfassen zum Versenden“, „Abgelehnt“ und „Gewonnen – Auftrag erstellt“.
Produktbeschreibung(en)
In diesem Abschnitt legen Sie fest, was Sie kalkulieren möchten:
Wählen Sie ein Produkt aus: Beginnen Sie damit, einen Produkttyp wie Stitch Book, Leaflet und andere auszuwählen.
Geben Sie die Details ein: Je nachdem, was Sie auswählen, zeigt das Formular die passenden Felder an – zum Beispiel Größe, Papiersorte, Menge, Farben, Veredelung und mehr.
Sie sehen nur die Optionen, die für dieses Produkt wirklich relevant sind.
Lieferung und Versand
Nachdem Sie die Produktdetails festgelegt haben, bestimmen Sie die Versandmodalitäten, indem Sie das Ziel, die Versandart und den gewünschten Lieferzeitraum angeben. Das System schlägt Ihnen automatisch die passende Verpackung vor, die Sie bei Bedarf anpassen können.
Standardmäßig wird die gesamte Bestellmenge der Sendung 1 zugeordnet. So erstellen Sie mehrere Sendungen:
Geben Sie die Menge für die erste Lieferung ein.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „+Sendung hinzufügen“, um bei Bedarf weitere Sendungen hinzuzufügen.
Geben Sie bitte die Details für jede einzelne Sendung an.
Notizen / Besondere Wünsche
Möchten Sie noch etwas Besonderes hinzufügen?
Es gibt ein Freitextfeld, in dem Sie Kundenwünsche, interne Hinweise oder alles, was nicht in die Standardfelder passt, eintragen können.
Optionen für die Preisgestaltung von Produkten
Sobald Sie die Produktbeschreibung angeben, berechnet unser System automatisch die voraussichtlichen Preise. Diese Schätzungen basieren auf den eingesetzten Maschinen, den Materialien und den voreingestellten Einstellungen. Die Preisoptionen werden Ihnen vom günstigsten bis zum teuersten angezeigt.
Um eine detaillierte Aufschlüsselung der einzelnen Preise zu sehen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Alle Preise vergleichen“ oben rechts in der Preisliste. Daraufhin öffnet sich ein Pop-up-Fenster mit den Kostendetails zu jeder Option.
Sobald Sie die Preise geprüft haben, wählen Sie einfach den gewünschten Preis aus, um ihn Ihrem Kunden zu präsentieren.
Nächster Schritt: 🔗 [Jobs und Kalkulation – GCW] Konfiguration & Einrichtung