Dieser Artikel bietet einen umfassenden Leitfaden zu Subflows im Workflow Builder (WFB) von Gelato und erklärt ihren Zweck, ihre Erstellung und Anwendung in Pre-press-Preflight-Prozessen. Subflows sind wiederverwendbare Komponenten, die Workflows optimieren, indem sie dir ermöglichen, Prüfungen und Prozesse einmal zu definieren und sie dann in verschiedenen Workflows zu nutzen – für mehr Effizienz und Konsistenz in der Druckproduktion.
Subflows verstehen
Subflows sind modulare, wiederverwendbare Workflow-Komponenten, die in jeden übergeordneten Workflow im Workflow Builder (WFB) von Gelato eingebettet werden können. Sie fungieren als in sich geschlossene Bausteine: Du definierst einen Subflow einmal, veröffentlichst ihn und kannst ihn anschließend in mehreren Workflows referenzieren, ohne die Logik zu duplizieren.
Der wichtigste Anwendungsfall für Subflows zum Start ist das Pre-press-Preflight. Dabei handelt es sich um automatisierte Prüfungen, die Design-Dateien validieren und vorbereiten, bevor die Produktion beginnt. In diesem Artikel erfährst du, was Subflows sind, wie du sie erstellst und testest und wie Pre-press-Teams sie nutzen können, um Qualitätsprüfungen über alle Produktlinien hinweg zu standardisieren.
💡 Tipp: Wenn du mit der Workflow-Builder-Leinwand noch nicht vertraut bist, lies vorab den Artikel Erste Schritte mit Workflow Builder, bevor du mit diesem Leitfaden weitermachst.
Schlüsselkonzepte von Subflows
Konzept | Schritt hinzufügen |
Subflow | Ein Workflow, der in einen anderen Workflow eingebettet ist. Er nimmt definierte Eingaben entgegen, führt Operationen aus und gibt Ausgaben an den übergeordneten Workflow zurück. |
Übergeordneter Workflow | Der Haupt-Workflow, der an bestimmten Schritten einen oder mehrere Subflows aufruft. |
Preflight | Ein Pre-press-Validierungsprozess, der Design-Dateien vor der Produktion auf Drucktauglichkeit prüft (z. B. Farbmodus, Beschnitt, Auflösung, PDF-Version). |
Aktivität | Ein einzelner Schritt auf der Workflow-Leinwand. „Subflow“ ist jetzt ein neuer Aktivitätstyp, den du zu jedem Workflow hinzufügen kannst. |
Master-Template | Eine zentral verwaltete Subflow-Definition. Kund:innen und Teams verlinken auf Master-Vorlagen oder kopieren daraus, um die Logik konsistent zu halten. |
Kontext | Das gemeinsame Datenobjekt, das durch einen Workflow fließt. Eingaben und Ausgaben werden in diesem Kontext geschrieben und daraus gelesen. |
Veröffentlichter Status | Ein Subflow muss veröffentlicht werden, bevor er in einem übergeordneten Workflow verwendet werden kann. |
Die Bedeutung von Pre-press-Preflight
In der Druckproduktion ist Preflight der Prozess, bei dem eine digitale Datei – meist eine PDF- oder Bilddatei – geprüft wird, um sicherzustellen, dass sie die technischen Anforderungen für das vorgesehene Druckverfahren erfüllt, bevor Platten erstellt oder ein Auftrag in den Druck gegeben wird. Fehler, die im Preflight entdeckt werden, sparen im Vergleich zu Nachdrucken oder Produktionsstopps erheblich Zeit und Kosten.
Häufige Preflight-Prüfungen
Farbmodus – CMYK erforderlich; RGB- oder Sonderfarben müssen konvertiert oder markiert werden.
Auflösung – Bilder müssen die minimale Auflösung erfüllen (typischerweise 300 dpi für Offset, 150 dpi für Großformatdruck).
Beschnitt und Schnittmarken – Das Design muss über die Schnittlinie hinaus um den angegebenen Beschnitt erweitert werden (in der Regel 3 mm oder 0,125").
Sicherheitszone – Wichtige Inhalte müssen innerhalb der Sicherheitszone liegen, damit sie nicht beschnitten werden.
Schrift-Einbettung – Alle Schriften müssen eingebettet oder in Pfade umgewandelt werden, um Ersetzungen zu vermeiden.
PDF-Version – Für den Auftrag kann PDF/X-1a, PDF/X-3 oder PDF/X-4 erforderlich sein.
Überdrucken-Einstellungen – Schwarzer Text und feine Linien müssen korrekt überdrucken.
Farbauftrag – Die Gesamtfarbdeckung (TAC, Total Area Coverage) darf das Druckmaschinenlimit nicht überschreiten.
Seitengröße – Das Endformat muss der bestellten Produktspezifikation entsprechen.
⚠️ Hinweis: Unterschiedliche Produktlinien haben unterschiedliche Preflight-Regeln. Ein Subflow ist der ideale Mechanismus, um produktspezifische Preflight-Logik an einem Ort zu kapseln und in allen betroffenen Workflows wiederzuverwenden.
Pre-press-Preflight in Subflows im Workflow Builder abbilden
Mit der Subflow-Funktion wird deine Pre-press-Preflight-Logik einmal als Subflow definiert und dann als einzelne Subflow-Aktivität in jeden Bestell-Workflow eingebunden – ob Digitaldruck, Offset, Großformat oder Verpackung. Der übergeordnete Workflow übergibt einfach die Artwork-Datei-URL und wartet auf das Preflight-Ergebnis, um zu entscheiden, wie es weitergeht.
Schritte zum Erstellen eines Subflows
Die Subflow-Leinwand öffnen
Navigiere zu Workflow Builder und öffne einen Workflow oder erstelle einen neuen.
Klicke auf der Aktivitäts-Leinwand auf Aktivität hinzufügen und wähle Subflow aus der Liste der Aktivitätstypen.
Wähle im sich öffnenden Subflow-Panel Neuen Subflow erstellen oder wähle einen bestehenden Subflow aus der Master-Template-Bibliothek aus.
Gib deinem Subflow einen klaren, aussagekräftigen Namen (z. B.
Preflight — Visitenkarten CMYK).
Eingaben definieren
Subflows erhalten Daten aus dem übergeordneten Workflow über Eingabeparameter. Definiere jede Eingabe in der Input-Aktivität am Anfang der Subflow-Leinwand.
artwork_url— URL der Design-Datei, die geprüft werden soll (erforderlich, Typ: string).product_sku— Produktkennzeichen, das zur Ermittlung der Spezifikationsregeln verwendet wird (erforderlich, Typ: string).expected_page_count– Erwartete Seitenanzahl (optional, Typ: integer).bleed_mm— Erforderlicher Beschnitt in Millimetern (optional, Typ: number; Standardwert: 3).
💡 Tipp: Verwende für Pre-press-Subflows eine Datei-URL statt eines direkten Uploads – die Subflow-Plattform setzt derzeit voraus, dass Dateien in einem gemeinsamen Repository gehostet werden, bevor sie als Testeingaben verwendet werden können.
Die Preflight-Logik aufbauen
Füge Aktivitäten zur Subflow-Leinwand hinzu, um deine Preflight-Prüfungen umzusetzen. Ein typischer Pre-press-Subflow enthält:
Download Activity – Rufe die Design-Datei von
artwork_urlab.Preflight Check Activity – Führe eine automatisierte Dateiprüfung durch (Farbmodus, DPI, Beschnitt, PDF-Version usw.).
Pfadaktivität – Verzweigung basierend auf dem Preflight-Ergebnis: Pass / Soft Warning / Hard Fail.
Output Activity – Gib den
preflight_status(pass | warning | fail) und einepreflight_report-URL an den übergeordneten Workflow zurück.
💡 Tipp: Verwende eine Path Activity, um die drei gängigen Einreichungsmuster abzubilden: Einzeldatei (Cover + Innenteil kombiniert), Zweidatei (separates Cover und Innenteil) oder gemischte Dateien. So bleibt der übergeordnete Workflow übersichtlich, während der Subflow intern alle Varianten abdeckt.
Ausgaben definieren
Ausgaben werden in den Shared Context geschrieben und an den übergeordneten Workflow zurückgegeben. Definiere mindestens:
preflight_status– Aufgezähltes Ergebnis:pass,warningoderfail.preflight_report_url– Link zu einem vollständigen, menschenlesbaren Preflight-Bericht.error_codes– Array von Fehlercodes aus der Prüfung (optional, aber empfohlen).
Subflow veröffentlichen
Ein Subflow muss veröffentlicht werden, bevor er in einem übergeordneten Workflow verwendet werden kann.
Klicke jederzeit auf Save Draft, um deine Arbeit zu sichern.
Wenn alles bereit ist, klicke auf Publish. Der Subflow wird dann im Activity Picker für alle Workflows in deiner Organisation verfügbar.
Durch erneutes Veröffentlichen wird eine neue Version erstellt; bestehende übergeordnete Workflows verweisen weiterhin auf die vorherige Version, bis sie ausdrücklich aktualisiert werden.
Einen Subflow isoliert testen
Sie können einen Subflow unabhängig testen, ohne ihn in einen übergeordneten Workflow einzubetten. Dies ist der empfohlene Ansatz während der Entwicklung.
Eingaben simulieren
Öffne den Subflow im Canvas-Editor.
Klicken Sie in der Toolbar auf Test Subflow.
Gib im Panel „Input Simulation“ Beispielwerte für jeden definierten Eingabeparameter an.
Sie müssen Dateieingaben als URLs angeben, die auf eine gehostete Datei verweisen – direkte Datei-Uploads werden beim isolierten Testen nicht unterstützt.
Klicken Sie auf Run Test, um den Subflow mit den simulierten Eingaben auszuführen.
Überprüfe das Output-Panel, um sicherzustellen, dass die zurückgegebenen Context-Werte den Erwartungen entsprechen.
End-to-End-Context-Debugging
Für weitergehendes Debugging können Sie die Input Activity mit Context aus einem tatsächlichen Durchlauf eines übergeordneten Workflows überschreiben:
Führen Sie den übergeordneten Workflow mit einem echten Auftrag aus, um einen Live-Context-Snapshot zu erzeugen.
Öffne das Subflow-Test-Panel und aktiviere Use Parent Context.
Füge den Context Snapshot ein oder wähle ihn aus – der Subflow wird dann mit echten Werten aus dem übergeordneten Workflow statt mit den simulierten Eingaben ausgeführt.
Überprüfe die Ein- und Ausgaben jeder Aktivität, um herauszufinden, wo unerwartetes Verhalten auftritt.
Einen Subflow in einem übergeordneten Workflow verwenden
Die Subflow-Aktivität hinzufügen
Öffne das Canvas des übergeordneten Workflows.
Klicke an der Stelle im Flow, an der Preflight ausgeführt werden soll, auf Add Activity → Subflow.
Suche im Picker nach deinem veröffentlichten Preflight-Subflow oder wähle ihn aus der Liste aus.
Ordne die Context-Variablen des übergeordneten Workflows den erwarteten Eingabeparametern des Subflows zu (z. B.
order.artwork_url→artwork_url).Klicken Sie auf Speichern.
Mit dem Subflow-Output weiterarbeiten
Nachdem die Subflow-Aktivität abgeschlossen ist, werden die Outputs zurück in den übergeordneten Context geschrieben. Verwende direkt nach der Subflow-Aktivität eine Path Activity, um basierend auf dem preflight_status zu verzweigen:
pass→ fahre mit der Produktionsplanung fort.warning→ leite in eine manuelle Prüfwarteschlange für weiche Probleme weiter (z. B. geringe Auflösung in nicht kritischen Bereichen).fail→ stoppe den Workflow, informiere die Kundschaft, korrigiertes Design erneut einzureichen, und protokolliere dieerror_codes.
💡 Tipp: Wenn du das Preflight zentral in einem einzigen Subflow bündelst, musst du bei einer Änderung der Preflight-Regeln (z. B. eine neue PDF/X-Vorgabe) nur diesen Subflow aktualisieren – und alle übergeordneten Workflows, die darauf verweisen, profitieren sofort davon.
Master-Templates und geteilte Subflows
In einer Master-Template-Bibliothek gespeicherte Subflows sind für alle Teammitglieder zugänglich. So lassen sich einheitliche Preflight-Standards über Geschäftsbereiche und Kundenkonten hinweg sicherstellen.
Verknüpfen vs. Kopieren
| Mit Master-Template verknüpfen | Aus einem Master-Template kopieren |
Synchronisationsverhalten | Bleibt synchron – Aktualisierungen am Master werden automatisch auf alle verknüpften Workflows angewendet | Unabhängige Kopie – Änderungen am Master wirken sich nicht auf die Kopie aus |
Am besten geeignet für | Unternehmensweit standardisierte Preflight-Regeln | Kund:innen- oder produktlinienspezifische Varianten |
Risiko | Eine Änderung am Master-Template wirkt sich gleichzeitig auf alle verknüpften Workflows aus | Mit der Zeit zunehmende Abweichungen, wenn die Kopie nicht manuell aktualisiert wird |
⚠️ Hinweis: Die Entscheidung zwischen Verknüpfen und Kopieren ist wichtig für das Governance-Modell. Stimmen Sie sich mit Ihrem Workflow-Design-Team ab, bevor Sie Subflows in produktiven Kundenkonten einsetzen. Formale Richtlinien für diese Strategie werden derzeit finalisiert.