Ce guide est conçu pour les agents commerciaux et les estimateurs qui utilisent l’outil Jobs and Estimation afin de répondre rapidement et précisément aux demandes de devis des clients. Vous découvrirez comment gérer les devis existants, en créer de nouveaux, et utiliser à la fois le formulaire manuel structuré et l’assistant conversationnel intelligent Connect AI pour simplifier votre travail. Que vous débutiez ou que vous souhaitiez optimiser votre processus de devis, cet article vous propose un accompagnement complet.
Navigation dans la page de gestion des devis
La page Gérer les devis est votre point central pour consulter et gérer vos estimations.
Consulter les estimations : La liste affiche les informations principales pour chaque estimation :
Nom du projet
Numéro d'estimation
Date de dernière modification
Client
Valeur estimée
Statut (par exemple : brouillon, envoyé au client, en attente de réponse du client, commande refusée, commande acceptée)
Filtrage, tri et recherche :
Utilisez les filtres pour affiner la liste par date de création, statut ou client.
Utilisez la barre de recherche pour trouver des estimations par nom de mission.
Triez la liste par dernière mise à jour ou mise à jour la plus ancienne.
Changer le statut du devis :
Cliquez sur le menu des options à côté d'une estimation.
Sélectionnez Modifier le statut.
Sélectionnez le nouveau statut dans la liste déroulante.
Créer une nouvelle estimation
Commencer le processus :
Sur la page Gérer les devis, cliquez sur le bouton Créer un nouveau devis dans le coin supérieur droit.Comprendre la page Créer un devis : Cette page comporte trois sections :
Formulaire manuel : Un formulaire structuré où vous saisissez manuellement tous les détails du devis. Ce formulaire se trouve sur le côté gauche. La section suivante expliquera en détail comment le formulaire manuel est structuré et fonctionne
Connect AI : Une interface de chat où vous collez la demande du client, puis l’IA analyse la demande et remplit le formulaire. Vous pouvez toujours modifier le formulaire manuellement, même après que notre agent ConnectAI l’a complété pour vous. Vous trouverez l’assistant Connect AI sur la droite de la page Créer un devis. Si vous préférez travailler directement avec le formulaire, vous pouvez masquer cet assistant en cliquant sur le bouton « x » en haut à droite de la fenêtre de chat. Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton « Connect AI » dans l’en-tête de la page pour afficher ou masquer l’assistant de chat.
Entête
En haut de la page, vous verrez l’en-tête. Pour revenir à la page précédente, utilisez le bouton « Retourner à Gérer le devis » à gauche. Sur la droite de l’en-tête, trois boutons sont disponibles :
Connecter l’IA – pour afficher ou masquer l’assistant de chat IA
Enregistrez comme brouillon ou cliquez sur Enregistrer pour garder votre progression sur un devis.
Voir le PDF – pour consulter le devis au format PDF, que vous pourrez ensuite télécharger et envoyer à votre client
Comprendre le formulaire manuel
Lorsque vous créez une nouvelle estimation, vous commencez avec le formulaire manuel. Voici un aperçu rapide de ce que vous allez remplir :
Informations de base
Cette première partie recueille les informations de base pour votre devis :
Nom du travail : Donnez à l'estimation un nom clair et facile à reconnaître. Cela vous aidera lorsque vous parcourrez la liste ultérieurement.
Nom du client : Choisissez un client dans la liste. S'il s'agit d'un nouveau client, sélectionnez « Nouveau client » et ajoutez ses coordonnées.
Numéro de l'estimation : Ce champ est rempli automatiquement par le système lorsque vous créez une estimation — vous n'avez rien à faire ici. Le numéro de l'estimation s'affiche une fois que vous enregistrez un brouillon.
Statut : Les nouveaux devis commencent toujours comme « Brouillon ».
Vous pouvez mettre à jour le statut au fur et à mesure de l'avancement — les options incluent « En attente de réponse », « Suivi à envoyer », « Refusé » et « Gagné - Travail créé ».
Description(s) du produit
Cette section vous permet de définir ce que vous estimez :
Choisissez un produit : Commencez par sélectionner un type de produit comme Livre Cousu, Dépliant, etc.
Remplissez les détails : En fonction de votre sélection, le formulaire affichera les champs appropriés — comme la taille, le type de papier, la quantité, les couleurs, les finitions, etc.
Vous ne verrez que les options qui comptent pour ce produit.
Livraison et expéditions
Après avoir spécifié les détails du produit, vous configurerez les modalités d'expédition en indiquant la destination, le mode de livraison et le délai de livraison souhaité. Le système vous suggérera automatiquement l'emballage le plus adapté, que vous pourrez modifier si nécessaire.
Par défaut, la quantité totale de la commande est attribuée à l'Expédition 1. Pour créer plusieurs expéditions :
Saisissez la quantité pour la première expédition.
Cliquez sur le bouton « +Ajouter un envoi » pour ajouter d'autres envois, si nécessaire.
Indiquez les détails pour chaque envoi individuel.
Notes / demandes spéciales
Vous avez une touche personnelle à apporter ?
Vous disposez d’un champ de texte libre où vous pouvez ajouter les demandes des clients, des notes internes, ou toute information qui ne rentre pas dans les champs habituels.
Options de tarification des produits
Après avoir fourni la description du produit, notre système calcule automatiquement des estimations de prix. Ces estimations tiennent compte des combinaisons de machines, des matériaux et des paramètres préconfigurés. Les options de tarification sont affichées du prix le plus bas au plus élevé.
Pour consulter le détail de chaque prix, cliquez sur le bouton « comparer tous les prix » en haut à droite de la liste des prix. Une fenêtre s’ouvrira alors, affichant les détails des coûts pour chaque option.
Une fois que vous avez vérifié les prix, il vous suffit de choisir le prix que vous souhaitez proposer à votre client.
Prochaine étape : 🔗 [Jobs and Estimation - GCW] configuration et mise en place