L'instradamento degli ordini in GelatoConnect è una soluzione automatica pensata per aiutare le tipografie a semplificare le proprie operazioni di produzione. Inviando gli ordini alla struttura produttiva più adatta—che sia la tua o quella di un partner esterno—puoi aumentare l'efficienza, ridurre il lavoro manuale e consegnare più velocemente ai tuoi clienti. Questa guida ti accompagna passo dopo passo: scoprirai come funziona l'instradamento degli ordini, come configurarlo e come gestire e risolvere eventuali problemi per ottenere sempre il massimo dal tuo sistema.
Come funziona l'instradamento degli ordini
L'instradamento degli ordini in GelatoConnect utilizza una serie di regole personalizzabili e configurazioni delle strutture per decidere dove deve essere inviato ogni ordine in arrivo. Il sistema valuta ogni ordine in base alla logica di instradamento che imposti e lo assegna automaticamente alla sede di produzione interna o esterna più adatta.
Componenti del sistema di instradamento
Strutture
Le facilities sono le opzioni di produzione che hai a disposizione. Queste possono essere:
Strutture interne – I tuoi centri di produzione
Strutture esterne: partner di stampa collegati tramite API
Ogni configurazione della struttura include:
Nome, posizione e descrizione
Dettagli di connessione API
Informazioni sulla compatibilità del prodotto
Regole di instradamento
Le regole definiscono la logica che viene usata per instradare gli ordini. Ogni regola include:
Condizioni: come il tipo di prodotto, il cliente, il paese di destinazione e altro ancora.
Struttura di destinazione – Dove devono essere indirizzati gli ordini corrispondenti
Struttura di riserva (opzionale): una sede di backup se quella principale non è disponibile
Priorità – Stabilisce l’ordine in cui vengono valutate le regole
Gestione degli ordini
Questa interfaccia ti permette di:
Visualizza gli ordini instradati per tipo di struttura
Tieni d'occhio gli ordini in entrata e in uscita
Filtra ed esporta i dati per monitorare o fatturare
Impostare l'instradamento degli ordini
Aggiungi e configura le strutture
Per aggiungere una struttura interna:
Vai su Order Routing > Facilities
Fai clic su Aggiungi struttura
Inserisci il nome, seleziona Internal Facility, la posizione, la descrizione (facoltativa) e i dettagli della connessione API.
Fai clic su Salva
Per aggiungere una struttura esterna:
Vai su Order Routing > Facilities
Fai clic su Aggiungi struttura
Inserisci il nome del partner, seleziona External Facility e aggiungi la posizione e una descrizione
Aggiungi i dettagli di connessione API
Definisci quali prodotti dovrebbero essere indirizzati a loro tramite:
Importa un file CSV con gli ID dei prodotti
Scegli dal tuo catalogo
Utilizzare categorie e tipi di prodotto
Salva la struttura
La struttura esterna riceverà una richiesta di connessione, che dovrà approvare prima che gli ordini vengano inoltrati.
Accetta le connessioni in arrivo dalla struttura
Se altre tipografie vogliono inviare ordini alla tua struttura:
Vai su Order Routing > Facilities > Incoming
Controlla le richieste di connessione
Per ogni richiesta:
Rivedi le associazioni di prodotto proposte
Conferma l’abbinamento automatico oppure accetta le copie dei nuovi prodotti
Approva se sei pronto ad accettare i loro ordini
Crea regole di instradamento
Vai su Order Routing > Routing Rules
Fai clic su Aggiungi regola di instradamento
Scegli tra instradamento interno o esternoDai un nome alla regola e (se vuoi) descrivila
Definisci le condizioni (ad esempio: tipo di prodotto, cliente, paese, valore dell’ordine)
Seleziona le strutture principali e di riserva
Decidi se attivare subito la regola
Salva la regola
Dai la priorità alle tue regole di instradamento
Vai su
Order Routing > Routing RulesTrascina e rilascia per cambiare l'ordine di priorità
Le regole più in alto vengono applicate per prime
Tieni d'occhio gli ordini instradati
Vai su
Order Routing > Gestisci ordiniUsa i filtri per vedere:
Ordini inviati a strutture esterne/interne
Ordini ricevuti da altri partner
Ordini locali non instradati
Esporta i dati per analisi o fatturazione
Consigli utili per gestire gli ordini in modo efficiente
Creare regole
Parti dalle basi
– Inizia con regole facili da capireMetti tutto alla prova
– Fai degli ordini di test prima di partire sul serioPrevedi alternative
– Soprattutto per i prodotti con scadenze ravvicinateScegli nomi chiari
: ti aiuta a gestire meglio le regoleGestire gli spazi
Verifica la compatibilità
– Invia solo i prodotti che possono essere realizzati nella strutturaComunica spesso
– Rimani sempre allineato con i partner esterniMonitora lo stato della connessione
– Controlla regolarmente che tutto funzioniAggiorna le liste dei prodotti
– sincronizza gli aggiornamenti del catalogo con tutte le struttureMonitorare gli ordini
Fai dei controlli
– Controlla regolarmente che l'instradamento sia correttoMonitora le prestazioni
– Confronta i tempi di produzione tra le diverse sediAnalizza il volume
– Usa i dati per ottimizzare i percorsiMetti in ordine le finanze
– Usa le esportazioni per la fatturazione e la contabilitàCome risolvere i problemi più comuni di instradamento
Gli ordini non vengono instradati come previsto
Controlla se la regola giusta è in cima all'elenco
Assicurati che tutte le condizioni della regola siano rispettate
Conferma che la regola sia attiva
La struttura esterna non riceve ordini
Assicurati che la tipografia sia collegata e abbia approvato la richiesta
Controlla che le chiavi API siano corrette
Verifica che l’associazione dei prodotti sia stata completata
Prodotti mancanti in sede
Controlla la mappatura e la configurazione del prodotto
Assicurati che i nuovi prodotti siano stati copiati e configurati correttamente
Metti in pausa temporaneamente l'instradamento
Disattiva le regole invece di eliminarle
Imposta lo stato della struttura su
Disconnesso per una pausa temporaneaDomande Frequenti
Posso usare più strutture di backup?
No, ogni regola supporta solo una destinazione di riserva. Puoi però creare regole separate per gestire situazioni diverse.
Cosa succede se nessuna regola di instradamento funziona?
Gli ordini senza una regola corrispondente non verranno instradati e appariranno come locali/non assegnati. Puoi gestirli manualmente dalla pagina
Gestisci ordini.È possibile scegliere il percorso in base alla velocità di spedizione o alle date di consegna?
Attualmente, l'instradamento si basa su condizioni di regole statiche. Se hai bisogno di velocità, aggiungi come condizioni la destinazione e il valore dell'ordine, e scegli strutture che garantiscono una realizzazione più rapida.
Posso dare la precedenza alle tipografie partner rispetto alle strutture interne?
Sì. Basta modificare l’ordine delle regole per indirizzare prima ai partner esterni, oppure impostare condizioni che escludano le strutture interne.
Ogni quanto dovrei rivedere le mie regole?
Almeno una volta a trimestre o quando lanci nuovi prodotti o entri in nuovi mercati. Le revisioni regolari ti aiutano a mantenere la gestione sempre al top.
At least once per quarter or when launching new products or entering new markets. Regular reviews ensure routing remains optimal.