Overzicht bestelproces

Hoe bestellingen ook binnenkomen, ze volgen allemaal hetzelfde basisproces in GelatoConnect:

1. Bestelling plaatsen

Bestellingen kunnen op verschillende manieren in het systeem komen:

API-indiening: Bestellingen worden verstuurd via POST-verzoeken. Het systeem controleert het formaat van het verzoek en geeft een order-ID terug.
Storefront inzending: Bestellingen die via gekoppelde e-commerceplatforms worden geplaatst, worden automatisch geïmporteerd.
FTP-verzending: Orderbestanden worden geüpload en met tussenpozen gescand, en vervolgens omgezet in orders.
Directe platforminzending: Integraties (zoals Cloudprinter, Redbubble) sturen opgemaakte bestellingen rechtstreeks naar GelatoConnect.

2. Eerste controle en verwerking

Eenmaal ontvangen, doorlopen bestellingen:

Gegevensvalidatie: Controleert op volledigheid, opmaak, klantverwijzingen en product-UID's.
Controle van printbestanden: Bestandslinks worden gecontroleerd en de bestanden worden nagekeken op compatibiliteit, resolutie, afmetingen en of de lettertypes goed zijn ingesloten.
Controle van bedrijfsregels: Omvat controles op verzendbeperkingen, beschikbaarheid, aantallen en internationale vereisten.

Statusovergangen van bestellingen

Bestellingen in GelatoConnect doorlopen verschillende statussen tijdens hun levenscyclus:

Eerste statussen

Concept: bestelling is opgeslagen maar nog niet verzonden.
Ontvangen: Bestelling is ingediend bij GelatoConnect.
Geslaagd: Bestelling heeft alle validaties doorstaan.
Mislukt: De bestelling is niet goedgekeurd.
Aangemaakt: De bestelling is goedgekeurd en klaar om geproduceerd te worden.

Productiestatus

In productie: Bestelling wordt geproduceerd.
Afgedrukt: Productie van de bestelling is voltooid.
Verpakt: Bestelling is verpakt en klaar voor verzending.

Verzendstatussen

Verzonden: Bestelling heeft de faciliteit verlaten.
In Transit: Bestelling is onderweg.
Afgeleverd: Bestelling is afgeleverd bij de klant.
Geretourneerd: Bestelling is geretourneerd.

Foutstatussen

Mislukt: Validatie- of verwerkingsfout.
Geannuleerd: bestelling is geannuleerd.

Evenementen en meldingen

Systeemgebeurtenissen: Alle statuswijzigingen worden intern geregistreerd.
Externe meldingen: Klanten krijgen een seintje via postbacks, e-mails en webhook-events.
API-statusupdates: Status kan worden opgehaald via de API's voor Bestelling ophalen en Bestellingen zoeken.

Veelvoorkomende redenen voor mislukte bestellingen en oplossingen

GelatoConnect geeft specifieke redenen voor mislukkingen om problemen op te lossen.

"Niet verbonden"

Wat het betekent: Het product in Storefronts is niet gekoppeld aan een GelatoConnect-specificatie.
Oplossing:

Ga naar Storefronts, zoek het product en klik op Product koppelen.
Upload je ontwerpbestanden als dat nodig is.
Maak de verbinding af en dien de bestelling opnieuw in.

\"Bezorging niet beschikbaar\"

Wat het betekent: De vervoerder kan niet bezorgen op het opgegeven adres.
Oplossing:

Controleer het adres en of het land wordt ondersteund.
Overweeg alternatieve verzendmethoden.
Bij API-bestellingen gebruik je komma-gescheiden verzendmethoden in shipmentMethodUid.

Bestanden kunnen niet worden gedownload

Wat het betekent: printbestand-URL's zijn niet toegankelijk.
Oplossing:

Zorg ervoor dat de URL's openbaar en geldig zijn.
Formatteer URL's correct voor diensten zoals Dropbox, Google Drive of OneDrive.

Bestandsformaat en kwaliteitsproblemen

Wat het betekent: Bestanden voldoen niet aan de productie-eisen.
Oplossing:

Gebruik de juiste resolutie (meestal 300 DPI).
Voeg afloop toe (meestal 3 mm).
Gebruik CMYK-kleuren en zorg dat alle lettertypes zijn ingesloten.

Ongeldige productherkenning

Wat het betekent: Ongeldige of onbekende product-UID of klantproduct.
Oplossing:

Controleer of productUid, productName en productVariant precies kloppen.
Gebruik zoekopdrachten om productcodes te koppelen.

Ontbrekende verkoopprijzen (internationale bestellingen)

Wat het betekent: Gegevens over gepersonaliseerde prijzen ontbreken.
Oplossing:

Voeg retailCurrency, retailShippingPriceInclVat en items[i].retailPriceInclVat toe aan het API-verzoek.

API-verificatie mislukt

Wat het betekent: je API-gegevens zijn ongeldig.
Oplossing:

Controleer je sleutel en geheime code.
Zorg voor het juiste formaat in headers.
Gebruik HTTPS.

Probleemoplossingsproces voor mislukte bestellingen

Controleer status en reden van mislukking
Ga naar Workflow > Order Intake > Bestellingen beheren, open de mislukte bestelling en bekijk de reden van de mislukking.
Bekijk API-verzoeken (indien van toepassing)
Ga naar Workflow > Order Intake > Requests en bekijk de details van het verzoek en de reactie van de bestelling.
Kies de juiste oplossing
Gebruik de bovenstaande tips om het probleem op te lossen.
Bestelling opnieuw indienen
Zodra het is opgelost, kun je het opnieuw indienen of een nieuwe bestelling plaatsen.
Monitoren met postbacks
Stel postbacks in om direct statusupdates te ontvangen en sneller problemen op te lossen.

Bestellingen volgen en beheren

GelatoConnect biedt verschillende tools om je bestellingen soepel te beheren:

Verzoekenpagina: Bekijk binnenkomende bestellingen en filter op status.
Orderbeheer: Zoek naar bestellingen en onderneem acties zoals annuleren of opnieuw verwerken.
Orderanalyse: Houd het aantal bestellingen, foutpercentages en trends in de gaten.

Wil je meer weten?

Om je nog beter op weg te helpen en alles soepel te laten verlopen:

Bekijk de order flow documentatie voor een heldere uitleg van elke stap.
Ontdek de Order API Endpoints voor integraties op basis van API.
Gebruik Template Mappers als je gegevens moeten worden aangepast.

[Orderontvangst - GCW] Orderstromen en statussen - Hoe het werkt