Den här guiden är skapad för säljare och kalkylerare som använder Jobs and Estimation-verktyget för att snabbt och smidigt svara på kunders offertförfrågningar. Du får lära dig hur du hanterar befintliga offerter, skapar nya och använder både det strukturerade manuella formuläret och den smarta Connect AI-chattassistenten för att göra ditt arbetsflöde enklare. Oavsett om du är nybörjare eller vill vässa din offertprocess, ger den här artikeln dig en tydlig och komplett genomgång.
Så hittar du rätt på sidan för att hantera offerter
Sidan Hantera offerter är din samlingsplats för att se och hantera prisförslag.
Visa offerter: Listan visar viktig information för varje offert:
Jobbnamn
Offertnummer
Senast ändrad
Kund
Uppskattat värde
Status (t.ex. utkast, skickat till kund, väntar på svar från kund, jobb avvisat, jobb vunnet)
Filtrera, sortera och söka:
Använd filter för att smalna av listan efter skapad datum, status eller kund.
Använd sökfältet för att hitta uppskattningar med Jobbnamn.
Sortera listan efter senast uppdaterad eller äldst uppdaterad.
Ändra offertstatus:
Klicka på alternativmenyn bredvid en offert.
Välj Byt status.
Välj den nya statusen i rullgardinsmenyn.
Skapa en ny offert
Att komma igång:
På sidan Hantera offerter klickar du på knappen Skapa ny offert uppe till höger.Förstå sidan Skapa offert: Denna sida har tre avsnitt:
Manuellt formulär: Ett strukturerat formulär där du manuellt fyller i alla uppgifter för offerten. Detta formulär finns på vänster sida. Nästa avsnitt kommer att gå in på detaljer om hur det manuella formuläret är strukturerat och fungerar
Connect AI: Ett chattgränssnitt där du klistrar in kundens förfrågan, och AI:n kommer sedan att tolka förfrågan och fylla i formuläret. Du har alltid möjlighet att ändra formuläret manuellt, även efter att vår ConnectAI-agent har fyllt i det åt dig. Du hittar Connect AI-assistenten på höger sida av sidan Skapa offert. Om du föredrar att arbeta med formuläret kan du dölja denna assistent genom att trycka på 'x'-knappen i det övre högra hörnet av chattboxen. Du kan också trycka på knappen 'Connect AI' i sidhuvudet för att dölja och visa chattassistenten.
Rubrik
Högst upp på sidan ser du sidhuvudet. För att återgå till föregående sida, använd knappen "Gå tillbaka till Hantera uppskattning" till vänster. På höger sida av sidhuvudet finns det tre knappar:
Koppla på AI – visa eller göm AI-chattassistenten
Spara som utkast eller Spara – så att du kan fortsätta där du slutade med din offert
Visa PDF – så kan du se offerten som en PDF, ladda ner den och skicka vidare till din kund
Så funkar det manuella formuläret
När du skapar en ny offert börjar du med det manuella formuläret. Här är en snabb översikt över vad du kommer att fylla i:
Grundläggande info
Den här första delen samlar in grundläggande info för din offert:
Jobbnamn: Ge offerten ett tydligt och lättigenkännbart namn. Det gör det enklare att hitta den i listan senare.
Kundnamn: Välj en kund från listan. Om det är en ny person, välj "Ny kund" och fyll i deras kontaktuppgifter.
Offertnummer: Det här fylls i automatiskt av systemet när du skapar en offert – du behöver inte göra något här. Du ser offertnumret så fort du sparar ett utkast.
Status: Nya offerter börjar alltid som "Utkast".
Du kan uppdatera statusen allt eftersom saker händer – alternativen är "Väntar på svar", "Följ upp för att skicka", "Avvisad" och "Vunnen – jobb skapat".
Produktbeskrivning(ar)
Här kan du bestämma vad du vill räkna på:
Välj en produkt: Börja med att välja en produkttyp, som till exempel Stitch Book, leaflet eller något annat.
Fyll i detaljerna: Beroende på vad du väljer dyker rätt fält upp i formuläret – som storlek, papperstyp, antal, färger, efterbehandling och så vidare.
Du ser bara de alternativ som är relevanta för just den produkten.
Leverans och frakt
När du har angett produktdetaljerna ställer du in leveransen genom att välja destination, leveranssätt och önskat leveransdatum. Systemet föreslår automatiskt den mest passande förpackningen, men du kan själv ändra det om du vill.
Som standard hamnar hela beställningen i leverans 1. Vill du dela upp leveransen? Så här gör du:
Ange antal för den första leveransen.
Klicka på knappen "+Lägg till leverans" för att lägga till fler leveranser om du behöver.
Ge detaljerna för varje enskild leverans.
Anteckningar / Särskilda önskemål
Har du något extra att lägga till?
Det finns en fritextruta där du kan skriva in kundönskemål, interna anteckningar eller annat som inte riktigt passar in i de vanliga fälten.
Prissättningsalternativ för produkter
När du har skrivit produktbeskrivningen räknar vårt system automatiskt ut ungefärliga priser. Vi tar hänsyn till maskinkombinationer, material och förinställda inställningar. Priserna visas från det lägsta till det högsta alternativet.
För att se en tydlig översikt av varje pris, klicka på knappen "jämför alla priser" uppe till höger i prislistan. Då öppnas ett fönster där du kan se kostnadsdetaljer för varje alternativ.
När du har kollat igenom priserna, välj bara det pris du vill visa för din kund.
Nästa steg: 🔗 [Jobs and Estimation - GCW] Konfiguration & Kom igång