Ce guide explique comment gérer efficacement vos plannings de travail et vos téléchargements de fichiers. Vous apprendrez à utiliser les outils de Gelato pour simplifier les processus, en veillant à ce que vos Accords de Niveau de Service (SLAs) restent intacts et que vos opérations se déroulent sans accroc, même pendant les périodes d'inactivité de l'équipe. Il est important de tenir votre calendrier à jour avec tous les jours non travaillés pour éviter les retards de commandes et les arriérés.
Mise à jour des jours non ouvrés
Les jours non ouvrés indiquent quand votre équipe n'est pas disponible pour traiter les commandes. Pendant ces périodes, vous ne recevrez aucun fichier. Le téléchargement des fichiers reprendra le jour ouvré suivant.
Pour assurer le bon fonctionnement des opérations, mettez à jour vos jours non travaillés pour au moins les six prochains mois. Voici comment procéder:
Accédez à l'outil Planning de travail dans l'App Partenaire Gelato.
Sous l'onglet « Configuration », sélectionnez « Horaire de travail ».
Cliquez sur « Créer une demande » dans le coin supérieur droit.
Sélectionnez la date, indiquez le motif de la demande et cliquez sur "Confirmer". Votre demande sera envoyée à Gelato pour approbation.
Vous pouvez suivre l'état de votre demande en bas de la page de votre App. Bien que nous recommandions de suspendre les téléchargements de fichiers les jours non ouvrés, vous pouvez demander à continuer de recevoir des fichiers si vous êtes certain de pouvoir respecter votre SLA.
Gestion des téléchargements de fichiers
L'outil de téléchargement de fichiers offre une flexibilité dans la gestion de votre prise de commandes. Vous pouvez standardiser les délais de téléchargement pour tous les clients ou les adapter pour des clients et produits spécifiques.
Configuration des téléchargements de fichiers généraux
Allez dans Production d'expédition > Gérer > Gérer le téléchargement de fichiers.
Consultez les jours de configuration générale actuellement actifs.
Personnalisation des téléchargements de fichiers pour des clients spécifiques
Depuis la page Gérer le téléchargement de fichiers, sélectionnez le client souhaité dans la liste.
Cliquez sur Modifier.
Ajoutez un nouvel horaire pour la journée (par ex., 3 h).
Choisissez le produit spécifique ou appliquez le paramètre à tous les produits.
Cliquez sur Enregistrer.
Configuration des horaires de travail
L'outil de planification du travail vous permet d'aligner votre calendrier de production avec la disponibilité de votre équipe, ce qui est particulièrement utile pour les jours fériés et les congés.
Gestion des jours de production et de non-production
Accédez à Configuration > Planning de travail.
Consultez le calendrier de votre équipe et ajustez les jours de production et de non-production selon vos besoins.
Comprendre les icônes du planning de travail
Familiarisez-vous avec les icônes sur le planning de travail:
Carré vert: Jour de production
Carré rouge: Jour non ouvré
Icône de fichier verte: Téléversements de fichiers programmés
Icône de fichier rouge: Téléchargements de fichiers non programmés
Demande de modifications de votre emploi du temps
Cliquez sur Créer une demande.
Sélectionnez le jour que vous souhaitez désigner comme jour sans production.
Activer ou désactiver les téléchargements de fichiers pour le jour sélectionné.
Indiquez une raison pour le changement (par ex., vacances).
Cliquez sur Confirmer pour envoyer la demande à Gelato pour approbation.
Note: Les modifications des jours de production peuvent avoir un impact sur votre SLA, alors planifiez vos téléchargements de fichiers en conséquence pour éviter toute perturbation.
Ajustement des règles de regroupement
Remarque: Les règles de répartition remplacent les horaires de travail pour des tâches et produits spécifiques.
Les règles de regroupement permettent aux utilisateurs de rassembler des travaux et de lancer la création de plaques et le téléchargement de fichiers selon des critères spécifiques, tels que le type de produit, la quantité minimale, le temps et les préférences des clients. Ces règles aident les utilisateurs à optimiser la gestion des fichiers et les flux de production, notamment en regroupant les fichiers par catégorie de produit. Voir plus de détails ici.
Gestion des règles de segmentation
Allez dans Production d'expédition > Gérer les règles de regroupement.
Localisez la règle et le produit que vous souhaitez ajuster.
Cliquez sur les trois points à côté de la règle et sélectionnez Modifier.
Apportez les modifications nécessaires au calendrier de téléchargement.
Cliquez sur Enregistrer.
Conseil: Les modifications apportées aux règles de regroupement ne nécessitent pas l'approbation de Gelato.
Guide vidéo
FAQ
Que se passe-t-il si je n'enregistre pas mes modifications ?
Les modifications non enregistrées ne seront pas appliquées. Cliquez toujours sur Enregistrer après avoir effectué des modifications.
Puis-je ajuster les jours de production sans affecter mon SLA ?
Les modifications des jours de production peuvent affecter votre SLA. Planifiez vos téléchargements de fichiers et vos calendriers de production pour éviter toute perturbation.
Les modifications des règles de segmentation nécessitent-elles une approbation ?
Non, les modifications des règles de regroupement ne nécessitent pas d'approbation de la part de Gelato.