De Voorraadopname-functie in Gelato Connect Procurement (GCP) stelt je in staat om fysieke voorraadcontroles uit te voeren en voorraadniveaus direct in het systeem bij te werken. Of je team nu wekelijks, tweewekelijks of maandelijks voorraadcontroles uitvoert, Voorraadopname helpt je om magazijngegevens nauwkeurig te houden met minimale inspanning.
De stocktake tool openen
Zo begin je met een voorraadcontrole:
Ga naar voorraadbeheer onder het kopje inkoop.
Open het tabblad Voorraad.
Klik op CSV exporteren en selecteer vervolgens Voorraadbestand exporteren.
Je kunt filters instellen voordat je exporteert, bijvoorbeeld door alleen resultaten van een bepaald magazijn of opslagzone te tonen. Zo weet je zeker dat alleen de relevante SKU's in het exportbestand terechtkomen.
De indeling van het voorraadbestand begrijpen
De voorraadopname CSV bevat alleen de noodzakelijke kolommen die nodig zijn voor voorraadaanpassingen, waaronder:
Product SKU
Productnaam
Locatie
Aantal op die specifieke locatie
Zonetype (opslag of productie)
Dit eenvoudige formaat helpt fouten te voorkomen die kunnen ontstaan bij grotere datasets en zorgt ervoor dat de voorraadcontrole snel en betrouwbaar verloopt.
Voorraad bijwerken
Zo pas je de aantallen aan:
Bewerk de kolom aantal voor de juiste SKU en locatie.
Je kunt de rijen voor SKU's of locaties die je niet wilt bijwerken gewoon verwijderen—dan blijven de aantallen daarvan in het systeem hetzelfde.
Wil je nieuwe voorraad toevoegen op een andere locatie? Voeg dan een nieuwe regel toe met de juiste SKU, de nieuwe locatie en het bijgewerkte aantal.
Belangrijke aandachtspunten voor gedrag
Rijen verwijderen: Updates voor die SKU's of locaties worden overgeslagen. De locatie of voorraad zelf wordt niet verwijderd.
Nieuwe rijen toevoegen: Hiermee voeg je een nieuwe locatie toe met het opgegeven aantal. Je voorraad wordt meteen bijgewerkt, zodat de nieuwe opslagplek zichtbaar is.
Hoe pas je aantallen aan: Hiermee vervang je het huidige aantal op de opgegeven locatie door het nieuwe aantal dat je invult.
Het bijgewerkte bestand importeren
Na het bijwerken en opslaan van het bestand:
Ga terug naar de voorraadpagina.
Klik op Voorraadbestand importeren.
Upload het bijgewerkte CSV-bestand en bevestig de import.
Zodra het importeren is voltooid, ontvang je een bevestigingsbericht en zullen je magazijngegevens de nieuw bijgewerkte voorraadaantallen en locaties weergeven.