Wanneer een leverancier slechts een deel van een inkooporder levert, is het belangrijk om bij te houden wat er al binnen is en wat nog openstaat. In deze gids lees je hoe je gedeeltelijk geleverde bestellingen efficiënt beheert in het systeem, zoals het registreren van ontvangen aantallen, het bijwerken van de voorraad en het kiezen of je de bestelling open laat staan of definitief afsluit.
Inzicht in opties voor deellevering
Wanneer een bestelling door de leverancier is bevestigd, kun je beginnen met het beheren van de ontvangen aantallen. Zo pak je verschillende leveringsscenario’s aan:
Toegang tot de bestelling en aantallen
Zodra de bestelling is bevestigd, ga je naar het veld Ontvangen hoeveelheid om de binnengekomen items te registreren.
Gebruik het veld Locatie om items aan specifieke magazijnlocaties toe te wijzen.
Ontvangen aantallen bijwerken
Als je leverancier maar een deel van de bestelling levert:
Vul de daadwerkelijk ontvangen hoeveelheid in voor elke SKU in het veld Ontvangen hoeveelheid.
Laat niet-ontvangen items op 0 staan of vul gedeeltelijke aantallen in (bijvoorbeeld 50 van de 100 stuks).
Hoe bevestig je een gedeeltelijke ontvangst
Na het bijwerken van de ontvangen aantallen heb je twee opties, afhankelijk van wat de leverancier heeft doorgegeven:
Optie A: Gedeeltelijk ontvangen open
Gebruik dit als je meer leveringen verwacht.
Ga naar Deelontvangst bevestigen
Kies gedeeltelijk ontvangen open
Het systeem zal:
Markeer de bestelling als "gedeeltelijk ontvangen open"
Laat de resterende hoeveelheden als in behandeling staan
Praktisch voorbeeld: de leverancier levert nu maar twee SKU's en bevestigt dat de andere twee later komen.
Optie B: Gedeeltelijk ontvangen en gesloten
Gebruik dit als de leverancier bevestigt dat er geen verdere leveringen komen voor de ontbrekende artikelen.
Ga naar Deelontvangst bevestigen
Kies gedeeltelijk ontvangen gesloten
Het systeem zal:
Sluit de bestelling af
Pas de bestelhoeveelheden aan zodat ze overeenkomen met de ontvangen hoeveelheden.
Verwacht geen verdere zendingen meer
Praktisch voorbeeld: de leverancier laat je weten dat de resterende SKU's niet op voorraad zijn en niet geleverd zullen worden.
De levering afronden
Zodra de resterende items zijn ontvangen:
Klik op Volledige ontvangst bevestigen om de hele bestelling als geleverd te markeren.
Hiermee wordt de bestelstatus gewijzigd naar Geverifieerd en worden de voorraadupdates afgerond.
In het geval van meerdere deelleveringen:
Werk na elke levering de ontvangen hoeveelheid bij.
Bevestig opnieuw met Gedeeltelijk ontvangen open totdat de volledige hoeveelheid is geleverd of er niets meer wordt verwacht
FAQ
Wat gebeurt er als ik per ongeluk een bestelling sluit die open had moeten blijven?
Je moet de inkooporder handmatig opnieuw openen of een nieuwe aanmaken voor de resterende items, afhankelijk van je interne werkwijze.
Kan ik dezelfde SKU meerdere keren gedeeltelijk ontvangen?
Ja, werk het ontvangen aantal bij tijdens elke levering en bevestig opnieuw als Gedeeltelijk ontvangen open.
Worden de voorraadniveaus automatisch bijgewerkt door het systeem?
Ja, zodra je de ontvangst bevestigt, werkt het systeem de voorraad bij voor de bevestigde aantallen.
Hoe kan ik bijhouden wat er nog openstaat?
Openstaande items blijven zichtbaar in de bestelling onder Ontvangen hoeveelheid met nul of onvolledige waarden.